Disciplinare per l'assegnazione e l'utilizzo di utenze di telefonia fissa e mobile della Giunta della Regione Emilia-Romagna

LA GIUNTA DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA

Premesso che la Regione Emilia-Romagna, nel quadro di un obiettivo generale di modernizzazione ed efficienza, utilizza per l’espletamento delle sue attività istituzionali strumenti e servizi di telefonia mobile; 

Considerato che tali strumenti sono finalizzati a soddisfare le esigenze dell’Amministrazione in termini di miglioramento della qualità del lavoro e della produttività;

Valutata la rilevante esigenza di mobilità che caratterizza l’attività quotidiana di amministratori, dirigenti e di una rilevante quota del personale e della necessità di una rapida circolazione delle informazioni fra costoro, gli uffici regionali ed altri soggetti; 

Considerato che la Regione Emilia-Romagna, nel percorso di informatizzazione e digitalizzazione intrapreso, si propone di utilizzare sempre nuove risorse e servizi tecnologicamente avanzati, al fine di raggiungere livelli di efficienza ed economicità maggiori; 

Considerato che l’assegnazione e l’utilizzo degli strumenti e dei servizi di telefonia mobile messi a disposizione dall’Amministrazione regionale devono comunque rispondere a criteri di equità, efficienza, trasparenza, economicità, sicurezza e controllo della spesa pubblica; 

Richiamato il DLgs 196/03 “Codice per la protezione dei dati personali”; 

Richiamata la deliberazione di Giunta regionale n. 1391 del 9/10/2006 avente ad oggetto “Regolamentazione organizzativa della telefonia mobile”; 

Richiamata, inoltre, la deliberazione di Giunta regionale 2199/05 che ha approvato il Codice di comportamento per la Regione Emilia-Romagna e in particolare l’articolo 8 “Utilizzo dei beni della Regione Emilia-Romagna”; 

Richiamata la determinazione del Direttore generale all’Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica 6928/09 “Disciplinare tecnico su modalità e procedure relative alle verifiche di sicurezza sul sistema informativo, ai controlli sull’utilizzo dei beni messi a disposizione dall’Ente per l’attività lavorativa con particolare riferimento alle strumentazioni informatiche e telefoniche ed esemplificazioni di comportamenti per il corretto utilizzo di tali beni, da applicare nella Giunta e nell’Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna” e successive modifiche; 

Richiamata la determinazione del Direttore generale all’Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica 2653/07 “Disciplinare tecnico per utenti sull’utilizzo dei sistemi informativi della Giunta della Regione Emilia-Romagna” e successive modifiche; 

Considerata la necessità di procedere ad un rinnovamento delle policy regionali in materia di telefonia e di regolamentare l’utilizzo degli strumenti e dei servizi di telefonia mobile attraverso l’approvazione di un disciplinare contenente la definizione degli ambiti relativi a:

- criteri per l’individuazione dei soggetti assegnatari degli strumenti e dei servizi di telefonia mobile;

- servizi standard, servizi aggiuntivi e servizi avanzati

;

- modalità di utilizzo degli strumenti e dei servizi;

- procedure di assegnazione, di cessazione e di variazione delle assegnazioni

;

- casi di smarrimento e furto

;

- obblighi, responsabilità e sanzioni;

- portabilità dell’utenza

;

- segnalazione guasti; 

Valutata inoltre l’opportunità di disciplinare anche l’utilizzo degli strumenti e dei servizi di telefonia fissa al fine di soddisfare l’interesse e la necessità di migliorare la qualità della comunicazione telefonica interna ed esterna in un quadro di efficienza, trasparenza, economicità e controllo della spesa pubblica; 

Considerato che la Regione Emilia-Romagna da tempo ha attivato un percorso tecnico verso strumenti e servizi di comunicazione integrata (VoIP, instant messaging, convergenza dati-fonia); 

Ritenuto quindi necessario regolamentare l’utilizzo degli strumenti e dei servizi di telefonia fissa attraverso l’approvazione di un disciplinare contenente la definizione degli ambiti relativi a:

- criteri per l’assegnazione delle utenze di telefonia fissa;

- servizi standard, servizi aggiuntivi e servizi avanzati;

- modalità di utilizzo degli strumenti e dei servizi;

- modalità di erogazione dei servizi;

- procedure di assegnazione, cessazione traslochi e variazione;

- obblighi, responsabilità e sanzioni

;

- segnalazione guasti; 

Valutato quindi di disciplinare assegnazione e utilizzo di strumenti e servizi di telefonia mobile e di telefonia fissa negli Allegati A e B al presente atto, quali parti integranti e sostanziali dello stesso, con la seguente ripartizione: 

1. Allegato A: Disciplinare per l’assegnazione e l’utilizzo di utenze di telefonia mobile della Giunta della Regione Emilia-Romagna;
2. Allegato B: Disciplinare per l’assegnazione e l’utilizzo delle strumentazioni di telefonia fissa della Giunta della Regione Emilia-Romagna;

Considerato di dover dare la massima diffusione del contenuto degli Allegati A e B a tutti i soggetti potenzialmente interessati e coinvolti dalle disposizioni contenute negli stessi; 

Dato atto che tale documento è stato discusso in Comitato di Direzione nella seduta del 19 settembre 2011; 

Dato atto di aver rispettato le vigenti disposizioni in materia di relazioni sindacali; 

Dato atto del parere allegato; 

Su proposta dell’Assessore allo Sviluppo delle risorse umane e organizzazione, cooperazione allo sviluppo, progetto giovani, pari opportunità, 

delibera: 

1. Di approvare l’Allegato A “Disciplinare per l’assegnazione e l’utilizzo di utenze di telefonia mobile della Giunta della Regione Emilia-Romagna” e i relativi modelli di cui agli allegati A1, A2 e A3; 
2. Di approvare l’Allegato B “Disciplinare per l’assegnazione e l’utilizzo delle strumentazioni di telefonia fissa della Giunta della Regione Emilia-Romagna”;
3. Di approvare l’ “Informativa per il trattamento dei dati personali effettuati per l’assegnazione e la gestione delle utenze di telefonia fissa e mobile” prevista dall’art.13 del Codice per la protezione dei dati personali; 
4. Di disporre che i suddetti allegati siano portati a conoscenza di tutti gli utenti del sistema telefonico regionale, fornendo contestualmente l’informativa prevista all’art. 13 del Codice per la protezione dei dati personali relativamente ai trattamenti di dati personali conseguenti alle disposizioni di tali Allegati; 
5. Di disporre che i presenti disciplinari abrogano e sostituiscono la deliberazione di Giunta regionale n. 1391/2006 avente ad oggetto “Regolamentazione organizzativa della telefonia mobile”;
6. Di disporre la verifica della rispondenza di tutte le attuali assegnazioni rispetto ai criteri individuati in Allegato A; 
7. Di pubblicare il presente atto nel Bollettino Ufficiale della Regione Emilia-Romagna compresi gli Allegati A e B parte integrante del presente atto.

ALLEGATO A 

Disciplinare per l’assegnazione e l’utilizzo di utenze di telefonia mobile della Giunta della Regione Emilia-Romagna

Articolo 1 - Oggetto

1. Il presente disciplinare individua criteri, procedure e modalità inerenti l’assegnazione e l’utilizzo delle utenze di telefonia mobile.
2. Ai fini del presente disciplinare, l’ “utenza di telefonia mobile” corrisponde di norma ad una SIM con il relativo terminale e i servizi ad essa associabili.

Articolo 2 - Finalità

1. Il presente disciplinare è finalizzato a migliorare la qualità del lavoro in mobilità, avendo cura di soddisfare le esigenze di comunicazione dell’Amministrazione e i bisogni nuovi della collettività, in un quadro di efficienza, trasparenza, economicità, sicurezza e controllo della spesa pubblica.

Articolo 3 - Ambito d’applicazione e struttura competente

1. Il presente disciplinare si applica a tutti coloro che prestano servizio, a vario titolo (es. lavoratori subordinati, politici, collaboratori coordinati e continuativi, ecc.) presso le strutture della Giunta della Regione Emilia-Romagna (di seguito Ente) e delle Agenzie/Istituti regionali(Agrea, Intercenter, Agenzia regionale Protezione Civile, IBACN), che dispongono di utenze di telefonia mobile messe a disposizione dall’Ente. Le Agenzie e Istituti di cui sopra provvederanno ad adeguare il proprio ordinamento alle presenti disposizioni.
2. La Regione Emilia-Romagna utilizza, per le proprie strutture, le utenze di telefonia mobile fornite da Operatori Telefonici in adesione alle Convenzioni quadro attive a livello regionale o nazionale.
3. La struttura cui è attribuita la responsabilità dell’attivazione dei servizi di telefonia mobile e della gestione degli aspetti contrattuali tra l’Ente e l’Operatore Telefonico è la Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica. Non sono ammessi accordi diretti tra gli Operatori Telefonici di cui al comma precedente o altri Operatori Telefonici e le singole strutture regionali o agenzie e istituti sopra citati.

Articolo 4 - Soggetti assegnatari

1. L’assegnazione dell’utenza di telefonia mobile è correlata esclusivamente a esigenze di servizio conseguenti all’insediamento in cariche istituzionali di particolare rilevanza, a incarichi dirigenziali o a particolari posizioni e mansioni nell’organizzazione del lavoro, al fine di assicurare una pronta e costante raggiungibilità dell’assegnatario, limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività o della carica che ne giustificano l’utilizzo.
2. Le utenze di telefonia mobile individuali possono essere assegnate a:
   1. Presidente della Giunta;
   2. Sottosegretario alla Presidenza, Vicepresidente, Assessori
   3. Direttori generali e Direttori di Agenzie/Istituti regionali;
   4. Responsabili di Servizio;
   5. Giornalisti dell’Agenzia Informazione e Ufficio Stampa della Giunta;
   6. Personale che espleta la propria attività prevalentemente all’esterno della propria sede lavorativa;
   7. Personale che deve espletare particolari attività che richiedono necessariamente e in via continuativa la raggiungibilità telefonica
   8. Possono essere inoltre assegnate utenze di telefonia mobile nei casi in cui vi sia necessità di effettuare saltuariamente attività lavorative fuori sede oppure partecipare a convegni, fiere o viaggi di lavoro all’estero, per la sola durata dell’evento in questione; in tali casi, è possibile richiedere un’utenza “temporanea” per il soggetto che ne ha necessità, specificando il periodo per il quale si rende necessaria l’assegnazione, al termine del quale il soggetto assegnatario è tenuto a restituire tempestivamente l’utenza al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente;
   9. Nel caso in cui la struttura rilevi che al proprio interno le esigenze di servizio sono tali da comportare frequenti richieste di assegnazioni di utenze temporanee per soggetti diversi, è possibile richiedere un’utenza “impersonale”: in tal caso l’utenza di telefonia mobile è assegnata al Responsabile della struttura il quale ne ha la responsabilità e gli obblighi di cui all’art. 12;
   10. E’ inoltre prevista l’assegnazione di utenze di telefonia mobile impersonali per l’impiego delle stesse in sistemi tecnologici di monitoraggio e/o allertamento (frane, chiuse, traffico, centralini d’allarme ecc.). Anche in questi casi le utenze sono assegnate al Responsabile della struttura il quale ne ha la responsabilità e gli obblighi di cui all’art. 12, con particolare riguardo alla disposizione di cui al comma 9;
   11. In tutti i casi le procedure di assegnazione di utenze di telefonia mobile sono effettuate secondo le modalità descritte all’art. 9.

Art. 5 - Servizi standard e servizi aggiuntivi

1. Le utenze di telefonia mobile che l’Ente fornisce in dotazione ai soggetti assegnatari consentono, nella configurazione standard, di effettuare/ricevere telefonate e di inviare/ricevere messaggi di testo (Sms) da e verso tutto il territorio italiano.
2. Gli accessori forniti in dotazione ai soggetti assegnatari sono esclusivamente quelli contenuti nell’imballo originale della strumentazione consegnata agli stessi. Solo per motivate esigenze legate alla propria attività lavorativa è possibile richiedere al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, i seguenti accessori compatibili con la strumentazione fornita:

- caricabatteria aggiuntivo;

- caricabatteria da auto;

- auricolare sostitutivo;

- batteria sostitutiva

.

1. E’ prevista, inoltre, la possibilità di abilitazione e/o concessione di servizi aggiuntivi (quali, ad esempio, abilitazione alla trasmissione dei dati, all’invio/ricezione di messaggi di posta elettronica, all’assegnazione di twin card) per l’attivazione dei quali è necessaria una specifica richiesta del Direttore della Direzione/Agenzia/Istituto di appartenenza dell’utente, inoltrata secondo le modalità di cui all’art. 9.
2. In riferimento alla trasmissione dati viene individuata una soglia massima di traffico determinata di norma dall’Operatore Telefonico nell’ambito della Convenzione quadro, al raggiungimento della quale il traffico dati si interrompe fino allo scadere dell’arco temporale a cui si riferisce la soglia massima stessa.
3. Possono essere assegnate utenze di telefonia mobile individuali per la sola trasmissione dati, ma unicamente per motivate e particolari esigenze di attività lavorativa in mobilità o laddove non siano adottabili le ordinarie modalità di telelavoro.

Art. 6 - Servizi avanzati

1. Ai fini del presente disciplinare, per “servizi avanzati” si intendono servizi e strumentazioni innovativi che l’Ente, nel percorso di informatizzazione e digitalizzazione intrapreso, utilizza quali nuove risorse per il raggiungimento di livelli di efficienza ed economicità maggiori.
2. I servizi avanzati (ad esempio la fornitura di nuovi dispositivi quali smart phone, tablet o similari o l’attivazione di nuovi servizi aggiuntivi dagli stessi fruibili) sono richiesti con le modalità di cui all’art. 9. In ragione di criteri di economicità e di efficienza, nonché di contenimento della spesa pubblica, le richieste sono valutate dalla Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica, la quale si riserva di fornire i nuovi strumenti e i nuovi servizi in relazione alla rispondenza degli stessi alle esigenze che ne sorreggono la richiesta, e in relazione alla disponibilità delle risorse, valutando l’utilizzo degli stessi anche in alternativa o in sostituzione di altri servizi fruiti attraverso canali tradizionali che, in tal caso, saranno disattivati.

Articolo 7 - Modalità di utilizzo

1. I soggetti assegnatari devono utilizzare le utenze di telefonia mobile in modo strettamente pertinente alla propria attività lavorativa o carica istituzionale, vincolandosi, inoltre, ad un utilizzo appropriato, efficiente, corretto e razionale.
2. E’ vietato utilizzare l’utenza telefonica per chiamate diverse da quelle di servizio se non nei casi di urgenza, e comunque non in modo ripetuto o per periodi di tempo prolungati, come disposto dall’art. 8 comma 2 del Codice di comportamento per i dipendenti della Regione Emilia-Romagna.
3. Qualora il soggetto assegnatario intenda utilizzare l’utenza di telefonia mobile anche per uso personale, deve obbligatoriamente attivare l’opzione di doppia fatturazione di cui all’art. 8.
4. E’ vietato richiedere e sottoscrivere servizi a pagamento a titolo personale (loghi, suonerie, oroscopi, giochi, ecc), in quanto tali servizi non rientrano nella doppia fatturazione e sono fatturati esclusivamente all’Ente.
5. La sottoscrizione e l’utilizzo di servizi a pagamento, attinenti l’attività lavorativa, devono essere sottoposti preventivamente all’approvazione della Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica. Ciò in quanto essi costituiscono servizi avanzati, per i quali è necessario attenersi a quanto disposto nell’art. 6.
6. La durata delle chiamate e delle sessioni di trasmissione dati, verificata la relativa necessità, deve essere la più breve possibile in relazione alle esigenze di servizio e di mandato.
7. Qualora l’utente di telefonia mobile si trovi in una delle sedi regionali servite dal sistema di telefonia dell’Ente, deve prioritariamente utilizzare gli strumenti e i servizi di rete fissa per comunicare con altre utenze di rete fissa operanti all’interno dello stesso sistema di telefonia.
8. Nel caso in cui il soggetto assegnatario, per esigenze di servizio, debba recarsi all’estero, in ragione dell’impossibilità di anteporre il codice di chiamata personale alla chiamata internazionale anche nel caso in cui si sia attivata l’opzione di doppia fatturazione di cui all’art.8 e al conseguente addebito diretto all’Ente del traffico effettuato per ragioni personali, l’utilizzo dell’utenza assegnata è consentito solo per effettuare telefonate di servizio.
9. Qualora il soggetto assegnatario si trovi all’estero, nel caso in cui si trovi in situazione di emergenza o urgenza di utilizzare per motivi personali l’utenza di telefonia mobile, al rientro richiede al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente il proprio tabulato telefonico da cui evince il traffico personale e i costi relativi al fine di richiedere all’Ente l’addebito sulla propria busta paga (Allegato A3).
10. In caso di utilizzo di smart phone all’estero, è consigliato disattivare la ricezione automatica della posta elettronica in considerazione dei maggiori costi dovuti alla trasmissione dati in roaming.
11. Al fine di razionalizzare e ottimizzare l’utilizzo delle dotazioni di telefonia mobile, qualora su un’utenza di telefonia mobile il Servizio competente in materia di telefonia riscontrasse traffico nullo nei tabulati ricevuti dall’operatore telefonico, per un periodo almeno pari a tre mesi, il Servizio stesso trasmetterà tale informazione alla struttura di assegnazione affinché valuti l’opportunità di conservare o meno la dotazione.
12. Il soggetto che utilizza temporaneamente una utenza impersonale, è tenuto ad utilizzarla nel rispetto del presente disciplinare. In particolare, è vietata l’attivazione dell’opzione di doppia fatturazione di cui all’articolo seguente su utenze impersonali.
13. Al fine di assicurare la sicurezza e la protezione dei dati personali contenuti all’interno dei dispositivi mobili, il soggetto assegnatario è tenuto ad osservare le disposizioni contenute nel “Disciplinare Tecnico per utenti sull’utilizzo dei sistemi informativi della Giunta della Regione Emilia-Romagna”, in particolare le indicazioni al paragrafo 7.

Articolo 8 - Opzione doppia fatturazione

1. Agli assegnatari di utenze di telefonia mobile è consentito di effettuare chiamate personali solo nel caso in cui sia attivata l’opzione di doppia fatturazione (“dual billing”), che consente di addebitare i relativi costi direttamente all’utilizzatore anteponendo al numero telefonico che si intende chiamare il codice numerico di chiamata personale previsto dall’Operatore telefonico.
2. Qualora l’utente opti per la doppia fatturazione è tenuto a compilare autonomamente apposito modulo per fornire i dati relativi alla fatturazione; tale modulo informatizzato è disponibile nella Intranet aziendale e consente all’utente di inviare i suindicati dati direttamente all’Operatore telefonico.

Articolo 9 - Procedura di assegnazione

1. L’assegnazione dell’utenza di telefonia mobile ai soggetti indicati all’art. 4 comma 2 lettere a., b., c., avviene su richiesta del soggetto medesimo alla Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica. Per il personale assegnato alle Segreterie particolari del Presidente, del Vicepresidente, del Sottosegretario e degli Assessori la richiesta deve essere autorizzata dal politico di riferimento. In tutti gli altri casi l’assegnazione dell’utenza di telefonia mobile avviene su motivata istanza del Responsabile della struttura di appartenenza dell’utente. La richiesta, se approvata dal Direttore della Direzione/Agenzia/Istituto di appartenenza dell’utente, viene trasmessa alla Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica.
2. La motivazione a sostegno dell’istanza di assegnazione dell’utenza deve rappresentare accuratamente le specifiche ragioni di servizio che richiedono necessariamente l’assegnazione dell’utenza di telefonia mobile, sia essa individuale, impersonale o temporanea.
3. L’ istanza di assegnazione è rivolta al Direttore generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica, il quale è tenuto a valutarne la congruità, l’opportunità, l’adeguatezza ai principi di efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa e in ottica del contenimento della spesa dell’Ente. Tale valutazione è effettuata anche su istanze provenienti da Dirigenti di Agenzie/Istituti che, pur facenti parte del sistema regionale allargato, hanno una propria soggettività ed autonomia giuridica (come ad esempio Agenzia di Protezione civile, Intercent-ER ecc.).
4.  Tutte le istanze sono compilate ed inoltrate mediante appositi moduli informatizzati reperibili nella Intranet regionale e sono autorizzate dal Direttore della struttura di appartenenza del soggetto assegnatario secondo le modalità autorizzative in uso nell’Ente (credenziali utente o firma digitale). Tali moduli prevedono in maniera esaustiva tutte le tipologie di richieste che possono essere effettuate (nuove assegnazioni individuali, impersonali, temporanee, servizi aggiuntivi, ecc.).
5. La richiesta di assegnazione di accessori è effettuata dal soggetto assegnatario stesso al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente che valuta l’opportunità e la congruità della richiesta stessa in funzione delle risorse disponibili.
6. All’utente assegnatario viene consegnato l’apparecchio di telefonia mobile, la relativa SIM, gli accessori standard e la manualistica d’utilizzo. L’apprendimento del corretto uso delle dotazioni è a carico dell’assegnatario.
7. All’atto della consegna il soggetto assegnatario sottoscrive un modulo precompilato (Allegato A1) comprensivo dei propri dati anagrafici, del numero di telefono e degli estremi del telefono assegnato (marca, modello, IMEI ecc.) che attesta la presa in carico e l’assunzione di responsabilità da parte dello stesso per l’utilizzo dei servizi e gli obblighi di custodia del terminale ai sensi del presente disciplinare.
8. In caso di utenza di telefonia mobile impersonale il modulo di cui al precedente comma è compilato e firmato dal Responsabile di Struttura richiedente; lo stesso ha le responsabilità e gli obblighi di cui all’art. 12.

Articolo 10 - Cessazioni, trasferimenti e variazione delle assegnazioni

1. Nei casi di cessazione del rapporto di lavoro, di sospensione, di comando, di cambio di mansioni di un assegnatario di utenza di telefonia mobile o in tutti i casi in cui decadano le esigenze di servizio, il Direttore della Direzione/Agenzia/Istituto a cui l’assegnatario dell’utenza di telefonia mobile è assegnato richiede allo stesso di restituire il terminale (completo di eventuali accessori) dandone tempestiva comunicazione al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente.
2. Tale comunicazione al dipendente deve avvenire con mezzi che comprovino l’avvenuta ricezione della stessa; nel caso sia utilizzata trasmissione tramite email è necessario richiedere e conservare la conferma automatica di lettura della mail.
3. L’assegnatario che deve tempestivamente riconsegnare la strumentazione di cui è in possesso, effettua la restituzione presso il Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente il quale ne attesta l’avvenuta restituzione, informandone la Direzione/Agenzia/Istituto di appartenenza.
4. In caso di trasferimento di un assegnatario di un’utenza di telefonia mobile individuale ad altra struttura regionale, il Direttore della Direzione/Agenzia/Istituto di appartenenza richiede all’assegnatario di restituire il terminale (completo di eventuali accessori) dandone tempestiva comunicazione al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico. Anche in questo caso la comunicazione all’assegnatario deve avvenire con mezzi che accertino l’avvenuta ricezione della stessa. L’assegnatario deve restituire tempestivamente l’utenza al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico. Nel caso in cui la struttura di nuova assegnazione del collaboratore valuti che sussistano motivate e comprovate esigenze di servizio riconducibili a quanto previsto in art. 4, il Direttore della Direzione/Agenzia/istituto della stessa presenterà una nuova istanza di assegnazione di utenza di telefonia mobile per il collaboratore trasferitosi, secondo le modalità di cui all’art. 9 del presente disciplinare.
5. Nel caso in cui il Direttore della Direzione/Agenzia/Istituto intenda assegnare ad altro soggetto l’utenza in precedenza assegnata all’utente trasferito, deve avviare la procedura di nuova assegnazione di cui all’art. 9.

Articolo 11 - Smarrimento e furto del terminale

1. In caso di furto o smarrimento della strumentazione concessa dall’Ente, è fatto obbligo all’utente di comunicare immediatamente l’evento al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente per il blocco dell’utenza e di denunciare tempestivamente l’accaduto all’Autorità giudiziaria, inviando copia della denuncia, via fax o via mail all’indirizzo di posta elettronica telefoniamobile@regione.emilia-romagna.it.
2. E’ compito del Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente provvedere a darne tempestiva comunicazione all’Operatore telefonico e a richiedere allo stesso l’immediato blocco della SIM e del terminale stesso (per mezzo del codice IMEI).
3. L’utente sarà reintegrato della stessa strumentazione smarrita o oggetto di furto (oppure, se non disponibile, equipollente) solo a seguito di presentazione della denuncia di furto o smarrimento.
4. Qualora per motivi di emergenza o estrema urgenza fosse necessario reintegrare la strumentazione smarrita o oggetto di furto prima della presentazione della denuncia stessa, decorsi max 3 giorni dal reintegro, a fronte della mancata esibizione della denuncia all’Autorità giudiziaria, il Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente è tenuto a bloccare anche la strumentazione reintegrata per ragioni di sicurezza.

Articolo 12 - Obblighi e responsabilità

1. L’utente è tenuto a custodire e a conservare la strumentazione concessa con la diligenza impostagli dal rapporto di lavoro con l’Ente in relazione alle mansioni, agli obblighi ed ai doveri di servizio, adottando idonee ed adeguate cautele al fine di prevenire guasti, smarrimenti o furti.
2. La mera assegnazione dell’utenza di telefonia mobile non comporta automaticamente l’ obbligo di reperibilità del soggetto assegnatario, in quanto l’istituto di reperibilità del personale è stabilito con appositi provvedimenti.
3. L’assegnatario dell’utenza è direttamente responsabile del regolare pagamento delle fatture emesse dall’Operatore telefonico per ciò che concerne l’utilizzo a fini privati dell’utenza stessa effettuato anteponendo il codice di chiamata personale.
4. In caso di mancato o ritardato pagamento, qualunque ne sia la causa, e poiché, conseguentemente, l’Operatore telefonico addebita in fattura all’Ente l’importo dovuto dall’utente per l’utilizzo a fini privati dell’utenza, l’utente stesso autorizza l’Ente ad operare direttamente una trattenuta sul trattamento economico ad egli spettante, di importo pari a quanto corrisposto dall’Ente all’Operatore. La trattenuta avviene a seguito di comunicazione del Servizio competente per la gestione telefonica dell’Ente all’utente stesso e al Servizio competente in materia di trattamento economico (Allegato A3). Qualora ciò non fosse possibile, l’Ente stesso procederà al recupero in via giudiziale, su richiesta del Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, dell’importo dovuto dall’utente, nella misura in cui è stato addebitato nelle fatture emesse dall’Operatore telefonico a carico dell’Ente.
5. Qualora, a seguito di addebiti all’Ente per tre fatturazioni bimestrali consecutive, l’utente non abbia ancora regolarizzato la propria posizione, l’utenza fornita verrà disabilitata.
6. Nei casi di cui al comma 1 dell’art. 10 del presente disciplinare oppure nei casi di mero esaurimento delle esigenze di servizio che hanno motivato l’assegnazione di un’utenza di telefonia mobile, l’utente è tenuto a restituire la strumentazione di telefonia mobile assegnatagli al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente e a cessare eventuali contratti di doppia fatturazione sottoscritti con l’operatore telefonico.
7. Nell’eventualità che il soggetto assegnatario non restituisse la suddetta strumentazione, l’Ente opera una trattenuta sul trattamento economico, ad esso spettante dell’importo dovuto dall’utente nella misura in cui l’Ente stesso dovrà risponderne all’Operatore telefonico. La trattenuta avviene a seguito di comunicazione del Servizio competente per la gestione telefonica dell’Ente all’utente stesso e al Servizio competente in materia di trattamento economico (Allegato A3). Qualora ciò non fosse possibile l’Ente si riserva di procedere al recupero, in via giudiziale, su richiesta del Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, del credito vantato nei confronti dell’utente.
8. Il mancato rispetto del termine per la restituzione della strumentazione conferita da parte dell’utente comporterà il blocco della SIM assegnata e la segnalazione al Direttore della Direzione o al Dirigente della struttura di appartenenza, che potrà avviare i procedimenti conseguenti.
9. Nel caso di utenza di telefonia mobile impersonale, poiché il soggetto assegnatario risulta essere il Responsabile della struttura a cui l’utenza viene assegnata, lo stesso è responsabile dell’aggiornamento e della conservazione di apposito registro degli utilizzatori effettivi. Tale registro è redatto secondo il modello Allegato A2, viene conservato agli atti della struttura.
10. L’esercizio della facoltà di cui al comma 2 art. 13 comporta l’obbligo di attivazione della doppia fatturazione di cui all’art. 8 del presente disciplinare.
11. Tutti gli utenti assegnatari di utenze di telefonia mobile sono tenuti ad osservare le istruzioni contenute nel presente disciplinare. Il mancato rispetto del presente atto può comportare responsabilità disciplinari, penali, amministrativo-contabili o civili, che, secondo i casi, possono cumularsi tra loro, in tutto o in parte.

Art. 13 - Portabilità dell’utenza

1. In considerazione dell’importanza assunta anche a livello personale del recapito telefonico, è consentito il mantenimento dello stesso anche successivamente alla revoca dell’assegnazione. Il Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente espleterà le attività necessarie per garantire l’eventuale portabilità del numero telefonico, a richiesta dell’interessato, che dovrà sostenere ogni eventuale spesa derivante da tale richiesta.
2. Nell’eventualità che il soggetto assegnatario di un’utenza intendesse utilizzare il proprio numero personale anche come recapito di servizio, è concessa allo stesso la facoltà di cedere la titolarità del numero stesso all’Ente che la assegnerà automaticamente allo stesso utente cedente.

Art. 14 - Segnalazione guasti

1. La segnalazione di guasti e/o malfunzionamenti sulle dotazioni di telefonia mobile, o sui servizi aggiuntivi assegnati, va effettuata al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, che provvederà ad una tempestiva risoluzione, compatibilmente con i livelli di servizio definiti.
2. La segnalazione può essere inoltrata tramite moduli informatizzati reperibili nella Intranet regionale oppure via mail all’indirizzo di posta elettronica telefoniamobile@regione.emilia-romagna.it.
3. Nel caso di guasti sulle strumentazioni, il Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente fornirà in sostituzione analoghe apparecchiature oppure, se non disponibili, equipollenti. Qualora ciò fosse consentito dallo stato dell’apparecchiatura guasta o malfunzionante, sarà cura del Servizio stesso la copia dei dati dall’apparecchiatura guasta a quella nuova.
4. In nessun caso il Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente fornirà supporto o assistenza su servizi e/o apparecchiature da esso non forniti direttamente all’utente, anche se identici o compatibili con le strumentazioni normalmente assegnate. 

ALLEGATO B  

Disciplinare per l’assegnazione e l’utilizzo delle strumentazioni di telefonia fissa della Giunta della Regione Emilia-Romagna   

Articolo 1 - Oggetto

1. Il presente disciplinare individua criteri, procedure e modalità inerenti l’assegnazione e l’utilizzo delle utenze di telefonia fissa.
2. Ai fini del presente disciplinare, l’ “utenza di telefonia fissa” corrisponde di norma ad una linea telefonica collegata al sistema telefonico della Regione Emilia-Romagna (di seguito Ente) con il relativo apparecchio o facsimile (fax) e i servizi ad essa associabili. 

Articolo 2 - Finalità

1. Il presente disciplinare è finalizzato a soddisfare l’interesse e le esigenze dell’Amministrazione regionale al miglioramento della qualità della comunicazione sia all’interno della stessa sia all’esterno, con cittadini, imprese e altri enti e soggetti che a vario titolo interloquiscono con la stessa, in un quadro di efficienza, trasparenza, economicità, sicurezza e controllo della spesa pubblica.

Articolo 3 - Ambito d’applicazione

1. Il presente disciplinare si applica a tutti coloro che prestano servizio, a vario titolo (es. lavoratori subordinati, politici, collaboratori coordinati e continuativi, consulenti, tirocinanti, ecc.) presso le strutture della Giunta della Regione Emilia-Romagna (di seguito Ente) e delle Agenzie/Istituti regionali(Agrea, Intercenter, Agenzia regionale Protezione Civile, IBACN), che dispongono di utenze di telefonia mobile messe a disposizione dall’Ente. Le Agenzie e Istituti di cui sopra provvederanno ad adeguare il proprio ordinamento alle presenti disposizioni.
2. La struttura cui è attribuita la responsabilità dell’attivazione dei servizi di telefonia fissa e della gestione degli aspetti contrattuali tra l’Ente, le aziende esterne titolari di contratti di manutenzione e l’Operatore Telefonico è la Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica. Non sono ammessi accordi diretti tra Operatori Telefonici o altre aziende di telefonia e le singole strutture regionali o agenzie e istituti sopra citati.
3. L’utilizzo dei servizi di telefonia fissa assegnati alle rappresentanze sindacali costituite nell’Ente è disciplinato dall’accordo aziendale sulle relazioni sindacali e su specifici protocolli di intesa.  

Articolo 4 - Soggetti assegnatari

1. L’utenza di telefonia fissa è assegnata a tutti i soggetti che a vario titolo prestano servizio presso l’Ente, anche con rapporto di lavoro a distanza, e presso gli Enti che si avvalgono delle infrastrutture telefoniche regionali.
2. Possono essere assegnate utenze di telefonia fissa impersonali per l’impiego delle stesse in sale riunioni, postazioni condivise, ecc: in tal caso l’utenza di telefonia fissa è assegnata al Responsabile della struttura presso cui l’utenza si colloca.
3. In tutti i casi le procedure di assegnazione di utenze di telefonia fissa sono effettuate secondo le modalità descritte all’art. 9. 

Articolo 5 - Servizi standard e servizi aggiuntivi

1. Le utenze di telefonia fissa che l’Ente fornisce in dotazione ai soggetti assegnatari consentono, nella configurazione standard, di effettuare/ricevere telefonate interne (a costo zero), ed esterne (a costo variabile con la tipologia di chiamata) limitatamente ai prefissi telefonici della Regione Emilia-Romagna.
2. Gli apparecchi in dotazione standard prevedono le sole funzioni di base per la composizione dei numeri e l’effettuazione delle chiamate (per i telefoni, cornetta standard e tastiera numerica; per i fax, caricatore fogli e tastiera numerica).
3. Laddove tecnicamente possibile e economicamente conveniente, sono messi a disposizione servizi di inoltro chiamata, deviazione, risposta di gruppo e prenotazione su interno occupato.
4. E’ prevista, inoltre, la possibilità di abilitazione e/o concessione di servizi e apparecchi con funzionalità aggiuntive (quali, ad esempio, abilitazione alle chiamate a prefissi nazionali e cellulari, casella vocale, display visualizzatore delle chiamate, vivavoce) per l’attivazione dei quali è necessaria una specifica richiesta del Responsabile della struttura di appartenenza dell’utente, inoltrata secondo le modalità di cui all’art. 10.

Art. 6 - Servizi avanzati

1. Ai fini del presente disciplinare, per “servizi avanzati” si intendono servizi e strumentazioni innovativi che l’Ente, nel percorso di informatizzazione e digitalizzazione intrapreso, utilizza quali nuove risorse per il raggiungimento di livelli di efficienza ed economicità maggiori.
2. I servizi avanzati (ad esempio, la fornitura di nuovi dispositivi quali telefoni IP, l’attivazione di numeri verdi oppure l’attivazione di nuovi servizi aggiuntivi di comunicazione integrata) sono richiesti nelle modalità di cui all’art. 10. In ragione di criteri di economicità e di efficienza, nonché di contenimento della spesa pubblica, le richieste sono valutate dalla Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica, la quale si riserva di fornire i nuovi strumenti e i nuovi servizi in relazione alla rispondenza degli stessi alle esigenze che ne sorreggono la richiesta, e in relazione alla disponibilità delle risorse, valutando l’utilizzo degli stessi anche in alternativa o in sostituzione di altri servizi fruiti attraverso canali tradizionali. 

Articolo 7 - Modalità di utilizzo

1. I soggetti assegnatari devono utilizzare le utenze di telefonia fissa in modo strettamente pertinente alla propria attività lavorativa o carica istituzionale, vincolandosi, inoltre, ad un utilizzo appropriato, efficiente, corretto e razionale.
2. E’ vietato utilizzare l’utenza telefonica per chiamate diverse da quelle di servizio se non nei casi di urgenza, e comunque non in modo ripetuto o per periodi di tempo prolungati, come disposto dall’art. 8 comma 2 del Codice di comportamento per i dipendenti della Regione Emilia-Romagna.
3. E’ vietato effettuare chiamate a numeri di servizi a pagamento, con particolare riferimento alla dettatura telegrammi, per ragioni personali.
4. La durata delle chiamate esterne, verificata la relativa necessità, deve essere la più breve possibile in relazione alle esigenze di servizio e di mandato.
5. Al fine di prevenire eventuali utilizzi impropri, laddove la strumentazione lo consente, è opportuno attivare il blocco delle chiamate telefoniche ogniqualvolta l’utente abbandoni la postazione di lavoro.

Articolo 8 - Modalità di erogazione del servizio

1. Il sistema telefonico fisso dell’Ente si divide in due ambiti: telefonia interna e telefonia esterna. L’Ente utilizza, per la telefonia interna, sistemi propri o in noleggio operativo, gestiti e manutenuti da aziende terze in adesione alle Convenzioni quadro attive a livello regionale o nazionale. Per la telefonia esterna, l’Ente si avvale di linee di telefonia fissa collegate alla Rete Telefonica Nazionale, fornite da Operatori Telefonici anch’esse in adesione a Convenzioni quadro attive a livello regionale o nazionale.
2. Al fine di prevenire eventuali utilizzi impropri quali ad esempio l’utilizzo di numeri e/o servizi speciali non pertinenti l’attività lavorativa, l’Ente adotta uno specifico sistema di classi di abilitazione alle chiamate esterne, con progressiva limitazione delle numerazioni che è possibile comporre. 

Articolo 9 - Procedura di assegnazione

1. Il Responsabile di Struttura provvede a inoltrare richiesta al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, mediante specifico modulo informatizzato reperibile nella intranet aziendale, di assegnazione di nuova utenza di telefonia fissa.
2. All’utente assegnatario viene consegnato l’apparecchio telefonico o fax, compreso di allaccio al sistema telefonico interno dell’Ente, e la relativa manualistica d’utilizzo. L’apprendimento del corretto uso delle dotazioni è a carico dell’assegnatario.

Articolo 10 - Cessazioni, traslochi e variazioni nei servizi aggiuntivi

1. In caso di cessazione del rapporto lavorativo, il Responsabile di struttura deve comunicare al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, mediante specifico modulo informatizzato reperibile nella intranet aziendale, che l’utenza di telefonia fissa non è più in uso. La struttura competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente provvederà, di seguito, a ritirare l’utenza oppure, qualora si ritenga opportuno lasciarla in funzione, ad eliminare le abilitazioni alle chiamate esterne mantenendo la sola possibilità di chiamate interne.
2. Qualora si renda necessario lo spostamento fisico di un’utenza di telefonia fissa, il Responsabile di struttura deve inoltrare istanza mediante specifico modulo informatizzato reperibile nella intranet aziendale.
3. Medesima procedura è prevista nei casi di variazione di classe di abilitazione alle chiamate esterne e per la fornitura di servizi o funzioni aggiuntivi a quelli standard, che devono essere richiesti solo per rilevanti esigenze attinenti all’attività lavorativa. 

Articolo 11 - Obblighi e responsabilità

1. Ciascun utente è tenuto a conservare in buono stato le apparecchiature in dotazione. Non è consentito all’utente modificare le caratteristiche impostate sul proprio apparecchio telefonico né procedere ad installare dispositivi di comunicazione differenti da quelli forniti dall’Ente..
2. Al fine di poter essere raggiungibile dai collaboratori dell’Ente, da altri Enti nonché dalla cittadinanza, l’utente è tenuto ad aggiornare i propri recapiti lavorativi nella relativa pagina personale nella Intranet regionale.
3. Non è consentito staccare l’apparecchio o la cornetta (messa in fuori-posto) al fine di impedire all’utenza di telefonia fissa di ricevere chiamate.
4. Tutti gli utenti assegnatari di utenze di telefonia fissa sono tenuti ad osservare le istruzioni contenute nel presente disciplinare. Il mancato rispetto del presente atto può comportare responsabilità disciplinari, penali, amministrativo-contabili o civili, che, secondo i casi, possono cumularsi tra loro, in tutto o in parte.

Art. 12 - Segnalazione guasti

1. La segnalazione di guasti e/o malfunzionamenti sulle dotazioni di telefonia fissa o sui servizi aggiuntivi assegnati, va effettuata al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, che provvederà ad una tempestiva risoluzione, compatibilmente con i livelli di servizio definiti.
2. La segnalazione può essere inoltrata esclusivamente tramite moduli informatizzati reperibili nella Intranet regionale.
3. Nel caso di guasti sulle strumentazioni, il Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente fornirà in sostituzione analoghe apparecchiature oppure, se non disponibili, equipollenti.  

Informativa per il trattamento dei dati personali effettuati per l’assegnazione e la gestione delle utenze di telefonia fissa e mobile 

1. Premessa

Ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. n. 196/2003 - “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito denominato “Codice”), la Regione Emilia-Romagna, in qualità di “Titolare” del trattamento, è tenuta a fornirle informazioni in merito all’utilizzo dei suoi dati personali. Il trattamento dei suoi dati per lo svolgimento di funzioni istituzionali da parte della Regione Emilia-Romagna, in quanto soggetto pubblico non economico, non necessita del suo consenso. 

2. Fonte dei dati personali

La raccolta dei suoi dati personali viene effettuata registrando i dati da lei stesso forniti, in qualità di interessato, al momento della richiesta di assegnazione di un’utenza di telefonia mobile o fissa. 

3. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le finalità di assegnazione e gestione, per conto del titolare e di altri titolari, delle utenze di telefonia mobile e fissa, utilizzate dai soggetti assegnatari delle stesse; per garantire l’efficienza del servizio, la informiamo inoltre che i dati potrebbero essere utilizzati per effettuare prove tecniche e di verifica funzionale. 

4. Modalità di trattamento dei dati

In relazione alle finalità descritte, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti cartacei, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. 

5. Facoltatività del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma in mancanza non sarà possibile adempiere alle finalità descritte al punto 3 (“Finalità del trattamento”). 

6. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di Responsabili o Incaricati

I suoi dati personali potranno essere conosciuti esclusivamente dagli operatori del Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente presso la Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica della Giunta della Regione Emilia-Romagna, individuati quali Incaricati del trattamento. Esclusivamente per le finalità previste al paragrafo 3 (Finalità del trattamento), possono venire a conoscenza dei dati personali società terze fornitrici di servizi per la Regione Emilia-Romagna, previa designazione in qualità di Responsabili del trattamento e garantendo il medesimo livello di protezione. 

7. Diritti dell’Interessato

La informiamo, infine, che la normativa in materia di protezione dei dati personali conferisce agli Interessati la possibilità di esercitare specifici diritti, in base a quanto indicato all’art. 7 del “Codice” che qui si riporta:

1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a) dell’origine dei dati personali;

b) delle finalità e modalità del trattamento;

c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 5, comma 2;

e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

3. L’interessato ha diritto di ottenere:

a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;

b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. 

8. Titolare e Responsabili del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali di cui alla presente Informativa è la Regione Emilia-Romagna, con sede in Bologna, Viale Aldo Moro n. 52 cap 40127. La Regione Emilia-Romagna ha designato quale Responsabile del trattamento, il Direttore generale all’Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica. Lo stesso è responsabile del riscontro, in caso di esercizio dei diritti sopra descritti.

Al fine di semplificare le modalità di inoltro e ridurre i tempi per il riscontro si invita a presentare le richieste, di cui al precedente paragrafo, alla Regione Emilia-Romagna, Ufficio per le Relazioni con il pubblico (Urp), per iscritto o recandosi direttamente presso lo sportello Urp.

L’Urp è aperto dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 13 in Viale Aldo Moro 52 - 40127 Bologna (Italia): telefono 800-662200, fax 051/5275360, email urp@regione.emilia-romagna.it.

Le richieste di cui all’art.7 del Codice comma 1 e comma 2 possono essere formulate anche oralmente.