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n.21 del 01.02.2012 periodico (Parte Seconda)

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Approvazione del regolamento interno per l'accesso all'archivio amministrativo degli usi civici della Regione Emilia-Romagna

IL RESPONSABILE  

(omissis)  

determina:

1. di approvare l’allegato regolamento interno per l’accesso all’archivio amministrativo degli usi civici della Regione Emilia-Romagna e i fac-simile per la documentazione ad esso collegati, contenuti nell’Appendice A (modulistica);

2. di disporre che il predetto regolamento ed ogni atto ad esso collegato vengano pubblicati nel Bollettino Ufficiale Telematico della Regione Emilia-Romagna – BURERT.

3. di disporre che il predetto regolamento entri in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione nel citato BURERT.

Il Responsabile del Servizio

Maria Luisa Bargossi

Regolamento interno per l’accesso all’archivio amministrativo degli usi civici della Regione Emilia-Romagna

1. Generalità

Il presente regolamento, adottato in base al principio secondo cui l’Amministrazione regionale deve assicurare la pubblica fruizione del proprio patrimonio culturale, disciplina il servizio di consultazione a scopi storici, di ricerca o di studio dei documenti custoditi nell’archivio amministrativo degli usi civici della Regione Emilia-Romagna (di seguito denominato “archivio”), nel rispetto della vigente normativa nazionale ed in particolare del DLgs 22 gennaio 2004, n. 42 e successive modificazioni ed integrazioni, nonché del “Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici” riportato nell’Allegato A2 del DLgs. 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche e integrazioni.

La consultazione dei documenti conservati nell’archivio consiste nella possibilità di prendere visione o estrarre copia, per scopi storici, di ricerca o di studio, del materiale cartaceo o digitale custodito nell’archivio e descritto in apposito inventario.

L’accesso agli atti ed ai documenti custoditi nell’arc hivio da parte di chiunque vi abbia un interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti, viene regolato dalle specifiche disposizioni di legge e dalla normativa regionale in materia di accesso agli atti di cui alla L.R. 6 settembre 1993, n. 32. 

2. Accesso all’archivio

L’accesso all’archivio per finalità di lettura, studio e ricerca è consentito liberamente e gratuitamente a chiunque, purché non sia sottoposto a provvedimento di esclusione dalle sale di studio di archivi e biblioteche italiane, secondo le modalità definite dal presente regolamento.

Ogni utente dovrà prendere visione del presente regolamento prima di accedere all’archivio.

La consultazione è consentita ai richiedenti che ne abbiano motivo diretto o, eventualmente, a persona da loro delegata. Il singolo richiedente, nel caso ne avesse la necessità, può richiedere di essere accompagnato da altra persona, a suo supporto.

I documenti conservati nell’archivio sono liberamente consultabili, fatte salve le eccezioni contemplate dall’ordinamento e in particolare dagli artt. 122 e ss. del citato DLgs. n. 42/2004.

Non sono ammesse più di due persone contemporaneamente alla consultazione dei documenti in archivio.

La consultazione del materiale conservato, al quale i singoli utenti potranno accedere, avviene nei locali regionali sotto la sorveglianza del personale addetto.

Nessun materiale o documento può essere, neppure temporaneamente, portato fuori dai locali regionali.

Per le ricerche sono a disposizione, presso il Servizio regionale Territorio rurale ed attività faunistico-venatorie, gli inventari, in forma cartacea o informatica, dei documenti conservati nell’archivio.

E’ inoltre possibile consultare l’inventario informatizzato dell’archivio storico relativo al materiale attualmente conservato presso il Commissariato agli usi civici per l’Emilia-Romagna e le Marche.

Le ricerche sugli inventari dovranno essere eseguite dagli utenti stessi, i quali potranno comunque chiedere assistenza al personale dell’archivio: questa funzione di supporto non configura, tuttavia, a carico del personale regionale alcun obbligo di svolgere ricerche per l’utente.

Responsabile dell’archivio agli effetti del presente regolamento è attualmente il Responsabile del Servizio regionale Territorio rurale ed attività faunistico-venatorie.

3. Richiesta di consultazione

Per accedere all’archivio con finalità di consultazione è indispensabile fare richiesta scritta compilando un apposito modulo, conforme all’allegato n. 1.

Nella richiesta dovranno essere riportate le generalità, il numero di telefono del richiedente ed eventuale e-mail, i motivi della richiesta specificando l’argomento e lo scopo della ricerca, il materiale che si intende consultare, il tipo di consultazione (visione, richiesta di fotocopie, riproduzione fotografica, ecc.).

Il modulo compilato va recapitato alla Regione Emilia-Romagna, Servizio Territorio rurale ed attività faunistico-venatorie, per posta all’indirizzo Viale della Fiera n. 8 - 40127 Bologna, oppure a mezzo fax al n. 0515274377, oppure per e-mail all’indirizzo TerritorioRurale@regione.emilia-romagna.it.

Nel caso di consultazione per conto di terzi (Enti, Associazioni, Studi notarili, ecc.) è necessario presentare l’attestato di incarico, oppure, per consultazione a fini di studio, la certificazione attestante la condizione di studente, ricercatore o altro, rilasciata dall’Istituto per il quale si opera.

Esaminata la richiesta, la consultazione viene autorizzata dal Responsabile dell’archivio a mezzo di comunicazione inviata per lettera o per e-mail. Il richiedente, una volta ricevuta la conferma, deve contattare il personale regionale preposto all’archivio, indicato nella comunicazione ricevuta, per concordare un appuntamento.

L’accesso per la consultazione dei documenti avviene, di norma, entro 30 giorni dalla data di presentazione della domanda (generalmente il martedì e il venerdì non festivi dalle ore 10:00 alle ore 13:00) compatibilmente con gli orari di servizio e le altre incombenze del personale addetto all’archivio.

4. Consultabilità dei documenti

Fermo restando quanto prescritto e richiamato nel precedente art. 2, la consultazione dei documenti contenenti dati personali per scopi storici, di ricerca o di studio è comunque assoggettata al rispetto delle disposizioni contenute nel “Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici” riportato nell’Allegato A2 del citato DLgs 196/03.

E’ possibile escludere dalla consultazione o fotoriproduzione i documenti in cattivo stato di conservazione. 

5. Prescrizioni

L’utente, prima di accedere all’archivio, dovrà compilare e sottoscrivere l’apposito modulo, conforme all’allegato n.2, con il quale formalmente dichiara di aver preso visione delle norme del presente regolamento e delle norme giuridiche in materia di accesso agli archivi e di riservatezza dei dati personali, e di accettarle.  

Durante la consultazione dei documenti occorre attenersi alle seguenti prescrizioni:

  • è vietato introdurre nella sala adibita alla consultazione borse o altri contenitori;
  • è vietato apporre segni di qualunque tipo sui documenti;
  • è vietato scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti;
  • è vietato alterare l’ordine delle carte contenute nelle unità archivistiche;
  • è vietato applicare materiali diversi (es. nastro adesivo) ai documenti, anche al fine di mantenerli in posizione verticale, per la riproduzione fotografica.

Il materiale deve essere maneggiato con ogni cautela; per eventuali danni ai documenti saranno adottati gli opportuni provvedimenti.

Gli utenti che citeranno i documenti consultati per tesi, studi, progetti o simili finalità dovranno indicarne la fonte di provenienza e l’eventuale codice di inventario. Analogamente dovrà essere fatto per l’utilizzo delle riproduzioni.

Gli stessi utenti sono tenuti a consegnare all’Amministrazione regionale copia degli elaborati prodotti, anche in formato elettronico. Le tesi depositate presso l’archivio regionale saranno consultabili solo previo consenso dell’autore.

E’ vietato l’utilizzo delle riproduzioni a scopo di pubblicazione o ad altra finalità economica, salvo specifica ed apposita autorizzazione dell’Amministrazione regionale.

L’eventuale diffusione di dati personali da parte degli utenti deve essere effettuata nello scrupoloso rispetto di quanto stabilito sulla protezione dei dati personali dal citato DLgs. n. 196/2003, e in particolare dall’art. 11 dell’Allegato A2 “Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici”. 

6. Riproduzioni

E’ possibile fare fotocopie di documenti in buono stato di conservazione.

La riproduzione fotografica potrà essere autorizzata ad insindacabile giudizio del Responsabile dell’archivio, a cura e spese del richiedente e tenendo conto della salvaguardia del materiale stesso.

Fotocopie, fotografie od immagini di documenti possono essere utilizzate solo per uso personale e di studio. L’utente ne deve curare la riservatezza anche rispetto ai terzi. Ogni altro utilizzo, anche a scopo di pubblicazione, in particolare che possa comportare vantaggio economico o commerciale, deve essere preventivamente richiesto ed eventualmente autorizzato, anche a seguito di apposita convenzione con l’Ente, così come previsto dalle specifiche disposizioni di legge. 

7. Responsabilità

Al termine della consultazione e prima della ricollocazione del materiale nelle apposite scaffalature dell’unità archivistica, deve esserne riscontrata l’integrità da parte del personale regionale.

L’utente è responsabile del deterioramento del materiale avuto in consultazione. In caso di constatata negligenza o danneggiamento dei documenti, l’utente può essere allontanato dall’archivio e privato dei diritti di consultazione e di accesso per il tempo che l’Amministrazione riterrà di stabilire. Dovrà, inoltre, rifondere il danno sulla base delle fatture prodotte dall’Amministrazione a seguito dei lavori di restauro resisi necessari.

Inoltre, chiunque si renda colpevole di sottrazioni o danneggiamenti volontari, potrà essere denunciato all’autorità giudiziaria, nonché essere escluso in perpetuo dall’accesso all’archivio per decisione dell’Amministrazione.

La violazione da parte dell’utente delle prescrizioni del “Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici” riportato nell’Allegato A2 del citato DLgs 196/03 può determinare l’esclusione temporanea dall’accesso all’archivio. 

8. Prestito

Nessun documento può essere estratto dall’archivio, sia pure temporaneamente, se non per essere restaurato o per venire esposto a mostre. In quest’ultimo caso il prestito dovrà essere autorizzato dall’Amministrazione statale territorialmente competente (attualmente, Soprintendenza Archivistica per l’Emilia-Romagna), su proposta del Responsabile dell’archivio. Comunque, il materiale archivistico interessato dovrà essere preventivamente riprodotto, a spese del richiedente, in copia fotografica od altro sistema idoneo, da conservarsi in archivio. I documenti concessi in prestito per mostre dovranno essere coperti da assicurazione con la formula “da chiodo a chiodo”, per l’importo che sarà indicato dal Responsabile dell’archivio.

9. Riproduzione digitale di documenti

Ai richiedenti l’accesso in archivio, in base al tipo di documenti o di ricerche richiesti, potranno essere proposte, in alternativa alla consultazione degli originali ed alla riproduzione in proprio, apposite raccolte di riproduzioni digitali di particolari gruppi di documenti, quali mappe, cartografie o simili.

A tal fine il Responsabile dell’archivio può dare specifici incarichi per la riproduzione di documenti dell’archivio e per la realizzazione di raccolte di immagini digitali su supporto informatico, avvalendosi anche di strutture specializzate disponibili presso altri organi tecnico-scientifici dell’Amministrazione regionale.

Da tali raccolte potranno essere tratte copie digitali da consegnare agli utenti gratuitamente o previo rimborso di eventuali spese di riproduzione, comprensive anche dei costi dei supporti. 

10. Disposizioni finali

Per quanto non previsto nel presente regolamento, si rinvia alle vigenti disposizioni normative in materia.

APPENDICE A (modulistica)

Allegato 1: Modulo di richiesta consultazione archivio amministrativo usi civici.

Allegato 2: Modulo di presa visione e accettazione di norme in materia di accesso agli archivi e di riservatezza dei dati personali.

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