n.263 del 04.10.2017 periodico (Parte Seconda)

IL DIRETTORE

Vista la propria precedente determinazione n. 13359 del 23 agosto 2016, recante la disciplina regionale sulle modalità organizzative e gestionali di effettuazione delle verifiche ispettive di cui all'art.1, comma 62, L. 23 dicembre 1996, n. 662, ss. mm.; 

Dato atto che:

- nell’ambito del rinnovo delle convenzioni di servizio tra la Regione e l’Agenzia delle Entrate, finalizzate all’operatività dei collegamenti telematici del Sistema Siatel, è stata evidenziata, da parte dell’Agenzia, l’inutilizzabilità della banca dati on line ai predetti fini, con conseguente necessità che la documentazione da raffrontare con le informazioni relative allo svolgimento di incarichi autorizzati dall'Amministrazione stessa o ad essa comunicati, secondo le modalità previste dalle direttive regionali in materia, dovrà seguire un diverso percorso di acquisizione;

- il D.Lgs. 25 maggio 2017, n. 75 ha disposto alcune significative modifiche ai commi 13 e 14 dell’art.53, D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, ss. mm. per conformare le relative disposizioni alla pubblicazione, ai sensi del D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33, come modificato dal D.Lgs. 25 maggio 2016, n. 97, dei dati relativi all’Anagrafe delle Prestazioni, comunicati dalle singole Amministrazioni al Dipartimento della Funzione Pubblica e della portata operativa di tali modifiche – riferite agli incarichi conferiti successivamente al 1/1/2018 - è necessario tener conto nel disciplinare criteri e termini degli adempimenti ispettivi; 

Precisato che ai sensi dell’art.16 dell’allegato alla deliberazione di Giunta regionale n. 468 del 10 aprile 2017, recante “Il sistema dei controlli interni nella Regione Emilia-Romagna”, le verifiche sopra citate rientrano nei controlli ispettivi ordinari previsti da specifiche disposizioni di legge e finalizzati all’adozione di un provvedimento; 

Ritenuto pertanto necessario:

- modificare la disciplina contenuta nella sopra citata direttiva adottata con determinazione n. 13359/2016, individuando, fatte salve eventuali e diverse indicazioni da parte degli organismi competenti, nuove modalità di reperimento dei dati, delle informazioni e dei documenti necessari per l’espletamento dei controlli in parola ed apportando al testo della direttiva stessa tutte le conseguenti ed ulteriori precisazioni ed integrazioni utili alla sua concreta operatività;

- adottare, a fini di maggior chiarezza e fruibilità di lettura, il testo aggiornato della direttiva stessa, quale parte integrante del presente atto, in sostituzione del precedente, il cui contenuto sostanziale è stato confermato in tutte le parti non coinvolte nelle modifiche sopra evidenziate;

- sottoporre all’applicazione della presente direttiva anche le procedure relative ai controlli riferiti alle estrazioni del campione di dipendenti effettuate, negli anni 2016 e 2017, ai sensi delle determinazioni del Direttore Generale all'Organizzazione n. 5243 del 19 giugno 1997, n.4100 del 14 maggio 2002 e della propria determinazione n. 13359 del 23 agosto 2016 (come da relativi verbali in data 24/6/2016 e in data 30/6/2017), in attesa di espletamento secondo le nuove modalità a seguito dell’inutilizzabilità del citato Sistema Siatel, stabilendo che l’istruttoria derivante dal sorteggio avvenuto nel 2016 si concluda entro la stessa data prevista come termine per la procedura relativa all’estrazione effettuata nel 2017; 

Precisato che il trattamento dei dati raccolti nello svolgimento della funzione ispettiva sarà effettuato unicamente per le verifiche ad essa inerenti, nel rispetto del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e ss. mm. e delle disposizioni regionali in materia; 

Richiamate infine le deliberazioni di Giunta regionale:

- n. 2416 del 29 dicembre 2008 “Indirizzi in ordine alle relazioni organizzative e funzionali tra le strutture e sull’esercizio delle funzioni dirigenziali. Adempimenti conseguenti alla Delibera 999/2008. Adeguamento e aggiornamento della Delibera 450/2007” e ss. mm.;

- n. 56 del 25 gennaio 2016 “Affidamento degli incarichi di Direttore generale della Giunta regionale, ai sensi dell’art. 43 della L.R. 43/2001”;

- n. 622 del 28 aprile 2016 “Attuazione seconda fase della riorganizzazione avviata con Delibera 2189/2015”;

- n. 702 del 16 maggio 2016 “Approvazione incarichi dirigenziali conferiti nell'ambito delle Direzioni generali - Agenzie - Istituto, e nomina dei Responsabili della Prevenzione della corruzione, della Trasparenza e accesso civico, della Sicurezza del trattamento dei dati personali e dell'Anagrafe per la stazione appaltante”;

- n. 1107 dell’11 luglio 2016 “Integrazione delle declaratorie delle strutture organizzative della Giunta regionale a seguito dell'implementazione della seconda fase della riorganizzazione avviata con delibera 2189/2015”; 

Dato atto del parere allegato;

determina

per le motivazioni espresse in premessa che qui si intendono integralmente richiamate:

A) di adottare, quale parte integrante e sostanziale del presente atto, il testo aggiornato della direttiva recante “Modalità organizzative e gestionali per lo svolgimento della funzione di servizio ispettivo di cui alla L. n. 662/1996”;

B) di stabilire che la disciplina approvata con il presente atto sostituisca integralmente quella adottata con la propria precedente determinazione n. 13359 del 23 agosto 2016;

C) di prevedere, in conseguenza di quanto già indicato in premessa, che l'allegata direttiva si applichi anche alle procedure relative ai controlli riferiti alle estrazioni del campione di dipendenti effettuate negli anni 2016 e 2017, e che, conseguentemente, l’istruttoria derivante dal sorteggio avvenuto nel 2016 si concluda entro la stessa data prevista come termine per la procedura relativa all’estrazione effettuata nel 2017;

D) di pubblicare il presente provvedimento nel Bollettino Ufficiale Telematico della Regione Emilia-Romagna.

Il Direttore generale

Francesco Raphael Frieri

Allegato

Modalità organizzative e gestionali per lo svolgimento della funzione di servizio ispettivo di cui alla l. n. 662/1996  

La funzione di servizio ispettivo di cui alla deliberazione di Giunta regionale n. 110 del 4 febbraio 1997, attuativa delle disposizioni previste dalla L. 23 dicembre 1996, n. 662, ss. mm., viene svolta, avendo a riferimento le vigenti disposizioni nazionali e regionali in materia di incompatibilità, attraverso gli adempimenti gestionali di seguito descritti. 

L'esposizione è articolata in tre sezioni, secondo il seguente schema:

1) Verifiche a campione

1.1) Termini e periodicità

1.2) Modalità di estrazione

1.3) Dipendenti soggetti a estrazione

1.4) Modalità di effettuazione del controllo

1.5) Conseguenze del controllo

2) Raffronto tra i dati delle autorizzazioni e le comunicazioni pervenute da altri enti

2.1) Termini e periodicità

2.2) Conseguenze del controllo

3) Verifiche puntuali

1) VERIFICHE A CAMPIONE

Tali verifiche sono espressamente richieste dal comma 62 dell'art. 1 della Legge n. 662/96 e vengono effettuate con le seguenti modalità operative.

1.1) Termini e periodicità

Le verifiche sono effettuate a cadenza annuale, mediante l’estrazione a sorte numerica descritta al paragrafo 1.2, finalizzata a determinare il campione di dipendenti sottoposti al controllo di cui al paragrafo 1.3, secondo le modalità indicate al paragrafo 1.4.

L'invio ai dipendenti individuati delle lettere contenenti richiesta di documentazione e informazioni in merito ad eventuali redditi extra-lavorativi viene effettuata entro il mese di marzo dell'anno successivo a quello dell'estrazione.

Detto invio costituisce atto idoneo ad interrompere, ad ogni effetto di legge, la decorrenza dei termini di prescrizione previsti dalla normativa vigente.

1.2) Modalità di estrazione

La data dell'estrazione a sorte, finalizzata a determinare il campione di dipendenti sottoposti a controllo, è ogni anno pubblicata sul portale Internos dell'Amministrazione, per consentire ad eventuali interessati di assistervi.

Il sorteggio riguarda i dipendenti regionali indicati al paragrafo 1.3. e viene effettuato congiuntamente dai Responsabili dei due Servizi competenti per il ruolo organico della Giunta e dell'Assemblea Legislativa, nonché per le rispettive strutture speciali.

Preliminarmente all'estrazione, viene compilato, a cura del Servizio procedente, un elenco alfabetico dei dipendenti che possono essere soggetti a controllo individuati da un numero d'ordine. Il giorno del sorteggio vengono estratti numeri causali pari al 2% (arrotondato per eccesso) del numero complessivo dei suddetti dipendenti (che corrisponde al massimo numero d'ordine), tramite il generatore di numeri casuali disponibile sul sito Internos: il seme del generatore è dato dal numero che si ottiene come mmgghhpp, dove mm e gg sono il mese e il giorno, e hh e pp sono le ore e i minuti primi, così come indicati dal personal computer utilizzato per l'estrazione; i dati utilizzati dal generatore, così come visualizzati dal sistema, sono verbalizzati assieme all'output del programma. Saranno soggetti al controllo coloro il cui numero d'ordine, nell'elenco predisposto, corrisponde a uno dei numeri casuali generati.

I nominativi estratti che risultano appartenere al ruolo organico dell'Assemblea Legislativa o alle sue strutture speciali vengono comunicati alla competente struttura dell'Assemblea stessa per l’espletamento, in via autonoma, dei relativi controlli e degli adempimenti ad essi conseguenti.

1.3) Dipendenti soggetti a estrazione

Sono sottoposti alla procedura di estrazione a sorte di cui al paragrafo 1.2 i nominativi di tutti i dipendenti regionali (compresi i dirigenti) appartenenti al ruolo organico della Giunta e a quello dell'Assemblea Legislativa, nonché alle rispettive strutture speciali (ivi inclusi i trasferiti dalle Province a seguito del riordino istituzionale di cui alla L.R. 30 luglio 2015, n.13), che, nel corso dell'anno precedente a quello dell'estrazione, hanno avuto con la Regione un rapporto di lavoro dipendente a tempo indeterminato o determinato (ai sensi delle norme contrattuali, di legge o statutarie), a tempo pieno o in part time. Sono esclusi coloro che sono stati collocati, per tutto il predetto anno, in aspettativa per l’instaurazione, con enti o soggetti diversi dalla Regione, di un rapporto di lavoro o di rappresentanza elettiva o sindacale.

1.4) Modalità di effettuazione del controllo

Le verifiche sono operate come segue.

Fase 1:

A) il dirigente competente in materia di personale, entro i termini di cui al paragrafo 1.1, comunica ai dipendenti sottoposti a verifica le informazioni riguardanti la natura e le finalità del controllo e richiede la trasmissione, entro 30 giorni, della seguente documentazione:

• la copia della dichiarazione dei redditi presentata nell’anno antecedente quello dell'estrazione, limitatamente alle sezioni riportanti emolumenti da lavoro dipendente o autonomo (in caso di esercizio, autorizzato dall’Amministrazione secondo le vigenti disposizioni, di attività professionale, imprenditoriale e commerciale anche la dichiarazione riguardante gli emolumenti percepiti come remunerazione dell’attività/valore della produzione);
• l’ulteriore documentazione in possesso relativa agli eventuali compensi indicati nella predetta dichiarazione e percepiti in aggiunta alla retribuzione derivante dal rapporto di lavoro con la Regione, con indicazione della tipologia di attività extra-istituzionale svolta e dell’eventuale titolarità di partita IVA. 

Il mancato riscontro, senza giustificato motivo, alla richiesta del Servizio regionale competente entro 30 giorni dal ricevimento di essa costituisce violazione degli obblighi di servizio. 

B) il dirigente competente in materia di personale chiede a pubbliche amministrazioni (come l’Inps, le Camere di commercio - Registro imprese o altri uffici pubblici), ovvero ad ulteriori soggetti ritenuti rilevanti a seconda della posizione esaminata, gli eventuali dati in loro possesso riguardanti lo svolgimento, da parte del dipendente interessato, di attività extraistituzionali nei 10 anni solari antecedenti quello dell'estrazione (estensione temporale corrispondente al periodo di prescrizione ordinaria). 

Fase 2: i complessivi dati raccolti nella fase 1 sono raffrontati con la retribuzione corrisposta dall'Amministrazione regionale e con i dati relativi allo svolgimento di incarichi retribuiti autorizzati dall'Amministrazione stessa o ad essa comunicati, secondo le modalità previste dalle direttive regionali in materia. 

Fase 3: se persistono fondati e rilevanti elementi di dubbio circa la regolarità della posizione del dipendente, tali da richiedere un approfondimento ulteriore, il dirigente competente in materia di personale richiede supporto all’Ispettorato per la Funzione pubblica del Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri, trasmettendo gli esiti degli accertamenti compiuti (art.1, comma 62, della citata L. n. 662/1996). 

Il controllo riguarda anche l'eventuale rilevazione del possesso da parte del dipendente di una partita IVA, che costituisce indice di svolgimento abituale e continuativo di attività autonoma professionale. Permane quindi il divieto di assumerne la titolarità per i dipendenti assunti a tempo pieno o con contratto di lavoro part time superiore al 50 per cento ovvero al 50 per cento (o inferiore) per motivi esclusivamente personali.

Fa eccezione il possesso della partita IVA agricola nei casi in cui lo svolgimento dell'impresa agricola cui afferisce sia stato regolarmente autorizzato, nonché il possesso di partita IVA inerente le seconde attività dei dipendenti che si trovano in part time al 50 per cento (o inferiore) per questo specifico motivo. 

1.5) Conseguenze del controllo

Nell'ipotesi in cui, a seguito degli esiti del controllo, non sia possibile archiviare la posizione verificata, in quanto dall'accertamento è emerso che il dipendente ha svolto attività extra-istituzionali che non sono state conferite o previamente autorizzate dalla Regione, ovvero ad essa debitamente comunicate per la verifica sull'assenza di conflitto di interessi, secondo le direttive regionali in materia, vengono adottate le misure di seguito indicate. 

1.5.1 L’inosservanza del divieto di svolgere attività extra-istituzionali non conferite o, per mancata attivazione del dipendente interessato, non previamente autorizzate dalla Regione, comporta che il relativo compenso debba essere versato, a cura dell'erogante o in difetto del percettore, nel conto dell'entrata del bilancio dell'Amministrazione per essere destinato ad incremento del trattamento economico accessorio dei dipendenti o dei dirigenti, a seconda della qualifica di appartenenza del trasgressore (v. art. 53, comma 7, D.Lgs. n. 165/2001 e direttive regionali in materia).

Il recupero delle somme avverrà con atto di intimazione al pagamento - entro un termine perentorio - del dirigente competente in materia di personale, previa instaurazione di contraddittorio mediante lettera di richiesta di chiarimenti (contraddittorio che potrà anche svolgersi in sede disciplinare, qualora il relativo procedimento sia stato avviato).

Se il recupero riguarda solo una parte dei compensi percepiti nell'annualità di imposta (ad es. per sopravvenuta autorizzazione in corso d'anno), si dà luogo, se non è possibile individuare autonomi importi da recuperare (es. gettoni di presenza per sedute collegiali tenutesi in date precise), alla riparametrazione delle somme relative all'intera annualità ai giorni di calendario ricadenti nel periodo di accertata violazione.

Il suddetto recupero può avvenire anche in forma rateizzata, su richiesta del dipendente interessato e compatibilmente con le esigenze organizzative e gestionali della struttura regionale competente per il recupero stesso, in un numero di rate rapportato, di norma, al periodo di rilevata violazione e comunque non superiore a 72 mensilità.

La violazione viene comunicata alla struttura regionale competente in materia disciplinare per l'eventuale avvio del relativo procedimento.

L'omissione del versamento del compenso da parte del dipendente pubblico indebito percettore costituisce, secondo la legge (art.53, comma 7-bis, D.Lgs. n. 165/2001), ipotesi di responsabilità erariale soggetta alla giurisdizione della Corte dei conti. Pertanto, in caso di mancato pagamento nei termini assegnati, il dirigente competente in materia di personale provvede alla segnalazione dell'omissione alla suddetta Corte, anche per il tramite dell'Avvocatura regionale. 

1.5.2 Nel caso in cui venga rilevato che sono in corso di svolgimento attività assolutamente vietate (art. 19, comma 1, L.R. n. 43/2001 e Punto 1 della deliberazione di Giunta n. 52/2002), il dirigente competente in materia di personale diffida il dipendente per il quale sussiste l'incompatibilità ad eliminare tale situazione fissandogli un termine perentorio. Qualora il dipendente non comunichi l'avvenuta cessazione della causa di incompatibilità entro il termine fissato, il Direttore generale competente in materia di personale dispone, ai sensi dell'art. 19, comma 5, L.R. n.43/2001, la risoluzione del rapporto di lavoro per giusta causa.

Resta salva, pur rimossa la situazione di incompatibilità, l'applicazione di quanto previsto al paragrafo 1.5.1.

Analogamente, nel caso in cui venga rilevato che sono in corso di svolgimento attività non consentite in assenza di autorizzazione della Regione e tale autorizzazione manchi, il dipendente viene diffidato dal dirigente competente in materia di personale a chiederla entro un termine perentorio, applicando quanto previsto al paragrafo 1.5.1. Qualora, all'esito del procedimento di autorizzazione, l'attività rilevata non risulti comunque autorizzabile o nel caso in cui la richiesta di autorizzazione, nonostante l'intimazione, non venga presentata, il dirigente competente in materia di personale diffida il dipendente a cessare l'attività stessa, restando salva l'eventuale applicazione di sanzioni disciplinari. 

1.5.3 In caso di attività soggette non ad autorizzazione, ma a preventiva comunicazione alla Regione da parte del dipendente, finalizzata a consentire la verifica sull'assenza di possibili conflitti di interesse (v. art.9, comma 6 del Codice di comportamento della Regione, adottato con deliberazione di Giunta n. 421 del 31 marzo 2014), la violazione dell'obbligo per mancata attivazione del dipendente interessato comporta la comunicazione del fatto alla struttura regionale competente in materia disciplinare per l'eventuale avvio del relativo procedimento. 

1.5.4 Per i dipendenti trasferiti, se nell'annualità soggetta a controllo non era ancora instaurato il rapporto di lavoro con la Regione, gli eventuali esiti irregolari della verifica sono inviati all'ente di pregressa appartenenza, che resta competente in ordine ai controlli sulla corrispondenza con le autorizzazioni da esso rilasciate e per l'applicazione della normativa sul recupero dei compensi percepiti in violazione dell'obbligo di preventiva autorizzazione. Restano salve le eventuali conseguenze sotto il profilo disciplinare. 

1.5.5 Qualora, nell'ambito dei controlli, venga rilevato il possesso di partita IVA non autorizzata secondo quanto previsto al paragrafo 1.4, il dirigente competente in materia di personale diffida il dipendente a cessarne la titolarità entro un termine perentorio.

Per i neoassunti la cessazione della titolarità della partita IVA deve avvenire dopo il termine del periodo di prova, ferma restando l'impossibilità di esercitare, dalla data dell'assunzione in servizio, l'attività professionale ad essa collegata. 

2) VERIFICHE TRAMITE RAFFRONTO DEI DATI DI AUTORIZZAZIONI E COMUNICAZIONI DEI DIPENDENTI CON LE ANAGRAFI PRESTAZIONI PERVENUTE

Tali verifiche consistono nel raffronto dei dati relativi alle autorizzazioni e alle comunicazioni dei dipendenti riguardanti lo svolgimento di attività extra-istituzionali, secondo le disposizioni regionali in materia, con i dati comunicati dai soggetti conferenti, ai sensi della normativa vigente (art. 53, comma 11, D.Lgs. n. 165/2001).

2.1) Termini e periodicità

Le verifiche sono effettuate a cadenza annuale, operando il raffronto con le comunicazioni di anagrafe prestazioni pervenute sino all’espletamento del controllo, riferite a compensi erogati nell'anno precedente e, solo nel caso in cui sia stato operativamente possibile, anche con quelle relative a compensi erogati nel corso dell'anno corrente.

Qualora vengano rilevati compensi extra-lavorativi per i quali, da verifiche effettuate anche presso le Direzioni di appartenenza, non risulta rilasciata autorizzazione ai dipendenti o da essi pervenuta apposita comunicazione (a seconda della tipologia di attività di cui si tratta) si procede secondo le modalità indicate nel paragrafo 1.5 entro il mese di dicembre dell'anno del raffronto.

Nei casi di cui ai paragrafi 1.5.1 e 1.5.2, viene inviata ai dipendenti interessati una lettera di richiesta di chiarimenti che instaura il contraddittorio e costituisce atto idoneo ad interrompere, ad ogni effetto di legge, la decorrenza dei termini di prescrizione previsti dalla normativa vigente.

Se si tratta di dipendenti appartenenti al ruolo organico dell'Assemblea Legislativa o alle sue strutture speciali, la situazione rilevata viene comunicata alla competente struttura dell'Assemblea per l’espletamento, in via autonoma, dei relativi controlli e adempimenti presso l’interessato. 

2.2) Conseguenze del controllo

Qualora, a seguito del raffronto non sia possibile archiviare la posizione verificata, in quanto:

- dall'accertamento è emerso che il dipendente ha svolto attività extra-istituzionali che non sono state conferite o previamente autorizzate dalla Regione, ovvero ad essa debitamente comunicate per la verifica sull'assenza di conflitto di interessi (a seconda della tipologia di attività di cui si tratta, secondo le direttive regionali in materia), vengono adottate le misure indicate al paragrafo 1.5.

- risulta percepito dal dipendente, in base alla comunicazione di anagrafe prestazioni pervenuta, un compenso per attività extra-istituzionale previamente autorizzata dalla Regione, ovvero ad essa comunicata per la verifica sull'assenza di conflitto di interessi (a seconda della tipologia di attività di cui si tratta, secondo le direttive regionali in materia) superiore al doppio di quello presunto dall'interessato nella richiesta di autorizzazione o nella comunicazione ovvero in successive integrazioni delle stesse, viene inviata al dipendente richiesta di chiarimenti in merito, purché la somma effettivamente percepita risulti superiore a 1000,00 euro. Qualora le motivazioni addotte non risultino congruenti e sufficienti a ricondurre l’intero emolumento percepito all’attività autorizzata o comunicata, ovvero in assenza di risposta, vengono adottate le misure indicate al paragrafo 1.5. 

3) VERIFICHE PUNTUALI

Oltre ai casi indicati alle sezioni 1) e 2), gli accertamenti ispettivi vengono attivati dall'Amministrazione regionale a seguito di segnalazione da parte di strutture, organismi ed enti legittimati (a titolo esemplificativo, strutture regionali, enti od organismi esterni, come Agenzia delle Entrate, Ispettorati pubblici, precedenti enti di appartenenza del dipendente, etc.) e in tutti i casi in cui l'Amministrazione ritenga sussistano presupposti di attivazione seri e documentabili.

In tali casi si applicano le previsioni di cui alla sezione 1).