Testo

ALLEGATO B 

Disciplinare per l’assegnazione e l’utilizzo delle strumentazioni di telefonia fissa della Giunta della Regione Emilia-Romagna  

Articolo 1 - Oggetto

1. Il presente disciplinare individua criteri, procedure e modalità inerenti l’assegnazione e l’utilizzo delle utenze di telefonia fissa.
2. Ai fini del presente disciplinare, l’ “utenza di telefonia fissa” corrisponde di norma ad una linea telefonica collegata al sistema telefonico della Regione Emilia-Romagna (di seguito Ente) con il relativo apparecchio o facsimile (fax) e i servizi ad essa associabili. 

Articolo 2 - Finalità

1. Il presente disciplinare è finalizzato a soddisfare l’interesse e le esigenze dell’Amministrazione regionale al miglioramento della qualità della comunicazione sia all’interno della stessa sia all’esterno, con cittadini, imprese e altri enti e soggetti che a vario titolo interloquiscono con la stessa, in un quadro di efficienza, trasparenza, economicità, sicurezza e controllo della spesa pubblica.

Articolo 3 - Ambito d’applicazione

1. Il presente disciplinare si applica a tutti coloro che prestano servizio, a vario titolo (es. lavoratori subordinati, politici, collaboratori coordinati e continuativi, consulenti, tirocinanti, ecc.) presso le strutture della Giunta della Regione Emilia-Romagna (di seguito Ente) e delle Agenzie/Istituti regionali(Agrea, Intercenter, Agenzia regionale Protezione Civile, IBACN), che dispongono di utenze di telefonia mobile messe a disposizione dall’Ente. Le Agenzie e Istituti di cui sopra provvederanno ad adeguare il proprio ordinamento alle presenti disposizioni.
2. La struttura cui è attribuita la responsabilità dell’attivazione dei servizi di telefonia fissa e della gestione degli aspetti contrattuali tra l’Ente, le aziende esterne titolari di contratti di manutenzione e l’Operatore Telefonico è la Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica. Non sono ammessi accordi diretti tra Operatori Telefonici o altre aziende di telefonia e le singole strutture regionali o agenzie e istituti sopra citati.
3. L’utilizzo dei servizi di telefonia fissa assegnati alle rappresentanze sindacali costituite nell’Ente è disciplinato dall’accordo aziendale sulle relazioni sindacali e su specifici protocolli di intesa.  

Articolo 4 - Soggetti assegnatari

1. L’utenza di telefonia fissa è assegnata a tutti i soggetti che a vario titolo prestano servizio presso l’Ente, anche con rapporto di lavoro a distanza, e presso gli Enti che si avvalgono delle infrastrutture telefoniche regionali.
2. Possono essere assegnate utenze di telefonia fissa impersonali per l’impiego delle stesse in sale riunioni, postazioni condivise, ecc: in tal caso l’utenza di telefonia fissa è assegnata al Responsabile della struttura presso cui l’utenza si colloca.
3. In tutti i casi le procedure di assegnazione di utenze di telefonia fissa sono effettuate secondo le modalità descritte all’art. 9. 

Articolo 5 - Servizi standard e servizi aggiuntivi

1. Le utenze di telefonia fissa che l’Ente fornisce in dotazione ai soggetti assegnatari consentono, nella configurazione standard, di effettuare/ricevere telefonate interne (a costo zero), ed esterne (a costo variabile con la tipologia di chiamata) limitatamente ai prefissi telefonici della Regione Emilia-Romagna.
2. Gli apparecchi in dotazione standard prevedono le sole funzioni di base per la composizione dei numeri e l’effettuazione delle chiamate (per i telefoni, cornetta standard e tastiera numerica; per i fax, caricatore fogli e tastiera numerica).
3. Laddove tecnicamente possibile e economicamente conveniente, sono messi a disposizione servizi di inoltro chiamata, deviazione, risposta di gruppo e prenotazione su interno occupato.
4. E’ prevista, inoltre, la possibilità di abilitazione e/o concessione di servizi e apparecchi con funzionalità aggiuntive (quali, ad esempio, abilitazione alle chiamate a prefissi nazionali e cellulari, casella vocale, display visualizzatore delle chiamate, vivavoce) per l’attivazione dei quali è necessaria una specifica richiesta del Responsabile della struttura di appartenenza dell’utente, inoltrata secondo le modalità di cui all’art. 10.

Art. 6 - Servizi avanzati

1. Ai fini del presente disciplinare, per “servizi avanzati” si intendono servizi e strumentazioni innovativi che l’Ente, nel percorso di informatizzazione e digitalizzazione intrapreso, utilizza quali nuove risorse per il raggiungimento di livelli di efficienza ed economicità maggiori.
2. I servizi avanzati (ad esempio, la fornitura di nuovi dispositivi quali telefoni IP, l’attivazione di numeri verdi oppure l’attivazione di nuovi servizi aggiuntivi di comunicazione integrata) sono richiesti nelle modalità di cui all’art. 10. In ragione di criteri di economicità e di efficienza, nonché di contenimento della spesa pubblica, le richieste sono valutate dalla Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica, la quale si riserva di fornire i nuovi strumenti e i nuovi servizi in relazione alla rispondenza degli stessi alle esigenze che ne sorreggono la richiesta, e in relazione alla disponibilità delle risorse, valutando l’utilizzo degli stessi anche in alternativa o in sostituzione di altri servizi fruiti attraverso canali tradizionali. 

Articolo 7 - Modalità di utilizzo

1. I soggetti assegnatari devono utilizzare le utenze di telefonia fissa in modo strettamente pertinente alla propria attività lavorativa o carica istituzionale, vincolandosi, inoltre, ad un utilizzo appropriato, efficiente, corretto e razionale.
2. E’ vietato utilizzare l’utenza telefonica per chiamate diverse da quelle di servizio se non nei casi di urgenza, e comunque non in modo ripetuto o per periodi di tempo prolungati, come disposto dall’art. 8 comma 2 del Codice di comportamento per i dipendenti della Regione Emilia-Romagna.
3. E’ vietato effettuare chiamate a numeri di servizi a pagamento, con particolare riferimento alla dettatura telegrammi, per ragioni personali.
4. La durata delle chiamate esterne, verificata la relativa necessità, deve essere la più breve possibile in relazione alle esigenze di servizio e di mandato.
5. Al fine di prevenire eventuali utilizzi impropri, laddove la strumentazione lo consente, è opportuno attivare il blocco delle chiamate telefoniche ogniqualvolta l’utente abbandoni la postazione di lavoro.

Articolo 8 - Modalità di erogazione del servizio

1. Il sistema telefonico fisso dell’Ente si divide in due ambiti: telefonia interna e telefonia esterna. L’Ente utilizza, per la telefonia interna, sistemi propri o in noleggio operativo, gestiti e manutenuti da aziende terze in adesione alle Convenzioni quadro attive a livello regionale o nazionale. Per la telefonia esterna, l’Ente si avvale di linee di telefonia fissa collegate alla Rete Telefonica Nazionale, fornite da Operatori Telefonici anch’esse in adesione a Convenzioni quadro attive a livello regionale o nazionale.
2. Al fine di prevenire eventuali utilizzi impropri quali ad esempio l’utilizzo di numeri e/o servizi speciali non pertinenti l’attività lavorativa, l’Ente adotta uno specifico sistema di classi di abilitazione alle chiamate esterne, con progressiva limitazione delle numerazioni che è possibile comporre. 

Articolo 9 - Procedura di assegnazione

1. Il Responsabile di Struttura provvede a inoltrare richiesta al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, mediante specifico modulo informatizzato reperibile nella intranet aziendale, di assegnazione di nuova utenza di telefonia fissa.
2. All’utente assegnatario viene consegnato l’apparecchio telefonico o fax, compreso di allaccio al sistema telefonico interno dell’Ente, e la relativa manualistica d’utilizzo. L’apprendimento del corretto uso delle dotazioni è a carico dell’assegnatario.

Articolo 10 - Cessazioni, traslochi e variazioni nei servizi aggiuntivi

1. In caso di cessazione del rapporto lavorativo, il Responsabile di struttura deve comunicare al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, mediante specifico modulo informatizzato reperibile nella intranet aziendale, che l’utenza di telefonia fissa non è più in uso. La struttura competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente provvederà, di seguito, a ritirare l’utenza oppure, qualora si ritenga opportuno lasciarla in funzione, ad eliminare le abilitazioni alle chiamate esterne mantenendo la sola possibilità di chiamate interne.
2. Qualora si renda necessario lo spostamento fisico di un’utenza di telefonia fissa, il Responsabile di struttura deve inoltrare istanza mediante specifico modulo informatizzato reperibile nella intranet aziendale.
3. Medesima procedura è prevista nei casi di variazione di classe di abilitazione alle chiamate esterne e per la fornitura di servizi o funzioni aggiuntivi a quelli standard, che devono essere richiesti solo per rilevanti esigenze attinenti all’attività lavorativa. 

Articolo 11 - Obblighi e responsabilità

1. Ciascun utente è tenuto a conservare in buono stato le apparecchiature in dotazione. Non è consentito all’utente modificare le caratteristiche impostate sul proprio apparecchio telefonico né procedere ad installare dispositivi di comunicazione differenti da quelli forniti dall’Ente..
2. Al fine di poter essere raggiungibile dai collaboratori dell’Ente, da altri Enti nonché dalla cittadinanza, l’utente è tenuto ad aggiornare i propri recapiti lavorativi nella relativa pagina personale nella Intranet regionale.
3. Non è consentito staccare l’apparecchio o la cornetta (messa in fuori-posto) al fine di impedire all’utenza di telefonia fissa di ricevere chiamate.
4. Tutti gli utenti assegnatari di utenze di telefonia fissa sono tenuti ad osservare le istruzioni contenute nel presente disciplinare. Il mancato rispetto del presente atto può comportare responsabilità disciplinari, penali, amministrativo-contabili o civili, che, secondo i casi, possono cumularsi tra loro, in tutto o in parte.

Art. 12 - Segnalazione guasti

1. La segnalazione di guasti e/o malfunzionamenti sulle dotazioni di telefonia fissa o sui servizi aggiuntivi assegnati, va effettuata al Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente, che provvederà ad una tempestiva risoluzione, compatibilmente con i livelli di servizio definiti.
2. La segnalazione può essere inoltrata esclusivamente tramite moduli informatizzati reperibili nella Intranet regionale.
3. Nel caso di guasti sulle strumentazioni, il Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente fornirà in sostituzione analoghe apparecchiature oppure, se non disponibili, equipollenti.  

Informativa per il trattamento dei dati personali effettuati per l’assegnazione e la gestione delle utenze di telefonia fissa e mobile 

1. Premessa

Ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. n. 196/2003 - “Codice in materia di protezione dei dati personali” (di seguito denominato “Codice”), la Regione Emilia-Romagna, in qualità di “Titolare” del trattamento, è tenuta a fornirle informazioni in merito all’utilizzo dei suoi dati personali. Il trattamento dei suoi dati per lo svolgimento di funzioni istituzionali da parte della Regione Emilia-Romagna, in quanto soggetto pubblico non economico, non necessita del suo consenso. 

2. Fonte dei dati personali

La raccolta dei suoi dati personali viene effettuata registrando i dati da lei stesso forniti, in qualità di interessato, al momento della richiesta di assegnazione di un’utenza di telefonia mobile o fissa. 

3. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le finalità di assegnazione e gestione, per conto del titolare e di altri titolari, delle utenze di telefonia mobile e fissa, utilizzate dai soggetti assegnatari delle stesse; per garantire l’efficienza del servizio, la informiamo inoltre che i dati potrebbero essere utilizzati per effettuare prove tecniche e di verifica funzionale. 

4. Modalità di trattamento dei dati

In relazione alle finalità descritte, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti cartacei, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. 

5. Facoltatività del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma in mancanza non sarà possibile adempiere alle finalità descritte al punto 3 (“Finalità del trattamento”). 

6. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di Responsabili o Incaricati

I suoi dati personali potranno essere conosciuti esclusivamente dagli operatori del Servizio competente per la gestione del sistema telefonico dell’Ente presso la Direzione generale Centrale Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica della Giunta della Regione Emilia-Romagna, individuati quali Incaricati del trattamento. Esclusivamente per le finalità previste al paragrafo 3 (Finalità del trattamento), possono venire a conoscenza dei dati personali società terze fornitrici di servizi per la Regione Emilia-Romagna, previa designazione in qualità di Responsabili del trattamento e garantendo il medesimo livello di protezione. 

7. Diritti dell’Interessato

La informiamo, infine, che la normativa in materia di protezione dei dati personali conferisce agli Interessati la possibilità di esercitare specifici diritti, in base a quanto indicato all’art. 7 del “Codice” che qui si riporta:

1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a) dell’origine dei dati personali;

b) delle finalità e modalità del trattamento;

c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’art. 5, comma 2;

e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

3. L’interessato ha diritto di ottenere:

a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;

b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. 

8. Titolare e Responsabili del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali di cui alla presente Informativa è la Regione Emilia-Romagna, con sede in Bologna, Viale Aldo Moro n. 52 cap 40127. La Regione Emilia-Romagna ha designato quale Responsabile del trattamento, il Direttore generale all’Organizzazione, Personale, Sistemi Informativi e Telematica. Lo stesso è responsabile del riscontro, in caso di esercizio dei diritti sopra descritti.

Al fine di semplificare le modalità di inoltro e ridurre i tempi per il riscontro si invita a presentare le richieste, di cui al precedente paragrafo, alla Regione Emilia-Romagna, Ufficio per le Relazioni con il pubblico (Urp), per iscritto o recandosi direttamente presso lo sportello Urp.

L’Urp è aperto dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 13 in Viale Aldo Moro 52 - 40127 Bologna (Italia): telefono 800-662200, fax 051/5275360, email urp@regione.emilia-romagna.it.

Le richieste di cui all’art.7 del Codice comma 1 e comma 2 possono essere formulate anche oralmente.