REGIONE EMILIA-ROMAGNA - GIUNTA REGIONALE

DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA REGIONALE 14 febbraio 2005, n. 321

Protocollo di intesa tra la Regione e le Associazioni delle autonomie locali dell'Emilia-Romagna per la realizzazione di interventi di comunicazione e informazione istituzionale - Banca dati anagrafica della pubblica Amministrazione locale

LA GIUNTA DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA                                          
Premesso:                                                                       
- che la Regione Emilia-Romagna ha realizzato un forte raccordo con             
le autonomie locali al fine di configurare il territorio regionale              
come federazione di citta' e territori, dando piena attuazione alla             
riforma istituzionale introdotta dalla Legge costituzionale 3/01 e              
sviluppando politiche integrate che valorizzino e rendano coeso e               
coerente il sistema regionale e locale;                                         
- che le sedi istituzionali della concertazione tra Regione ed                  
autonomie locali, ed in particolare la Conferenza Regione-Autonomie             
locali istituita con la L.R. 3/99 e successive modifiche, hanno                 
consolidato metodi e pratiche di collaborazione volte non soltanto              
alla analisi e valutazione dei contenuti di norme e provvedimenti               
regionali di impatto sugli Enti locali, ma anche di iniziative a                
supporto dello sviluppo di un efficace sistema di comunicazione e               
informazione considerato fattore decisivo per un buon funzionamento             
delle reciproche relazioni;                                                     
- che hanno avuto un ruolo importante a supporto di tali attivita' di           
concertazione istituzionale le strutture regionali deputate quali, in           
primo luogo, tra le altre, la Direzione generale Affari istituzionali           
e legislativi, e le strutture tecniche delle Associazioni delle                 
Autonomie locali dell'Emilia-Romagna;                                           
- che dette strutture per svolgere una qualificata attivita' tecnica            
di supporto alla concertazione debbono disporre di base dati                    
informative sempre piu' efficaci ed efficienti;                                 
- che, in ragione delle suddette considerazioni, l'impegno della                
Regione nella realizzazione di iniziative di comunicazione                      
istituzionale e nella offerta di servizi informativi, anche a                   
supporto della concertazione, si e' sempre piu' consolidato mediante            
l'utilizzo delle tecnologie informatiche ed in particolare mediante             
Internet, sviluppando la logica dei Portali informativi di Ermes                
dedicati alle diverse tipologie di utenti in dialogo con                        
l'Amministrazione regionale;                                                    
- che come previsto dalla L.R. 11/04 (art. 2) la Regione persegue la            
finalita' di assicurare, di concerto con il sistema degli Enti                  
locali, a cittadini, imprese ed enti condizioni di sviluppo delle               
loro attivita' e relazioni, promuovendo le potenzialita' delle ICT              
nella prestazione di servizi e nell'accessibilita' e scambio di                 
dati;                                                                           
- che la medesima legge regionale (art. 3) mira, tra gli altri, al              
raggiungimento dell'obiettivo di semplificazione dei rapporti tra               
soggetti privati e pubbliche Amministrazioni; di ampliamento                    
dell'offerta di servizi pubblici integrati; di miglioramento                    
dell'efficacia delle attivita' delle pubbliche amministrazioni; di              
potenziamento delle capacita' operative e dell'economicita' di                  
gestione; di sviluppo e qualificazione del sistema informativo                  
regionale, sia nei processi a supporto delle funzioni di governo, sia           
negli ambiti settoriali di intervento della Regione, con particolare            
attenzione alla valorizzazione delle basi di dati;                              
considerato che:                                                                
- tra i diversi prodotti di comunicazione e informazione della                  
Regione Emilia-Romagna rivolti alle autonomie locali e' stato                   
realizzato il Portale delle Autonomie, pubblicato in Internet-Ermes,            
il cui funzionamento a regime risale al 2003;                                   
- che il Portale costituisce una porta di accesso alla informazione             
sulle tematiche di interesse delle autonomie locali e che accresce la           
propria offerta di servizi anche in relazione dinamica alla domanda             
degli utenti;                                                                   
- che il suddetto Portale e' considerato dalla comunita' degli utenti           
uno strumento qualificato di informazione attraverso il quale e'                
possibile reperire dati, informazioni e documentazione, utili alle              
esigenze degli operatori locali;                                                
- che l'esigenza informativa espressa dagli enti locali e dalle                 
Associazioni delle Autonomie locali, recentemente rilevata, punta               
principalmente:                                                                 
- allo sviluppo, nell'ambito del Portale, di banche dati anche                  
interattive che possano agevolare e semplificare l'attivita' degli              
utenti, siano essi operatori della pubblica Amministrazione,                    
cittadini o imprese;                                                            
- alla ulteriore razionalizzazione e potenziamento del Portale                  
Autonomie, nel quale far confluire progressivamente, con adeguata               
visibilita' e funzionalita', il maggior numero possibile di pagine              
web pubblicate dalla Regione e dalle Autonomie locali contenenti                
informazioni, documenti e approfondimenti sulle politiche di                    
interesse degli Enti locali;                                                    
- che le strutture dell'Assessorato Innovazione amministrativa e                
istituzionale. Autonomie locali, per le competenze loro attribuite              
posseggono una ampia mole di dati completi e aggiornati di tipo                 
anagrafico della pubblica Amministrazione locale;                               
- che tali dati, richiesti frequentemente dalle altre strutture                 
regionali e da altri utenti esterni alla amministrazione, necessitano           
di essere organizzati adeguatamente per migliorare il loro                      
reperimento e usabilita';                                                       
atteso che:                                                                     
- per il raggiungimento di tali obiettivi risulta imprescindibile               
avviare una collaborazione costante e mirata con le Associazioni                
delle Autonomie locali dell'Emilia-Romagna;                                     
- che le Associazioni delle Autonomie locali dell'Emilia-Romagna in             
quanto soggetti di costante interlocuzione da un lato con gli Enti              
locali e dall'altro con la Regione, possono contribuire a qualificare           
interventi di tipo innovativo anche nel campo della comunicazione               
istituzionale con l'obiettivo di incrementare il tasso di                       
semplificazione nell'accesso ai dati e alle informazioni necessarie             
per svolgere un ruolo positivo a beneficio del sistema regionale e              
locale;                                                                         
- che tra le diverse possibili iniziative da avviare nel campo della            
comunicazione e della valorizzazione delle basi dati in                         
collaborazione con le Associazioni delle Autonomie locali                       
dell'Emilia-Romagna, risulta di grande interesse la creazione di una            
Banca dati mediante la quale reperire tutte le informazioni                     
aggiornate di tipo anagrafico della pubblica Amministrazione locale             
in modo da agevolare il contatto e le attivita' di comunicazione                
inter-istituzionale e infra-istituzionale;                                      
ritenuto opportuno avviare una collaborazione con le Associazioni               
delle Autonomie locali dell'Emilia-Romagna tesa alla realizzazione              
del progetto di Banca dati anagrafica della pubblica Amministrazione            
locale, come specificato nel Protocollo allegato alla presente che ne           
costituisce parte integrante e sostanziale;                                     
considerato che le Associazioni delle Autonomie locali hanno                    
manifestato il proprio interesse alla collaborazione;                           
dato atto del parere di regolarita' amministrativa espresso, ai sensi           
dell'art. 37, comma 4 della L.R. 3/01 e della propria delibera                  
447/03, dal Direttore generale agli Affari Istituzionali e                      
legislativi dott.ssa Filomena Terzini;                                          
su proposta dell'Assessore all'Innovazione amministrativa e                     
istituzionale, Autonomie Locali Luciano Vandelli;                               
a voti unanimi e palesi, delibera:                                              
1) di approvare lo schema di Protocollo di intesa tra la Regione                
Emilia-Romagna e le Associazioni delle Autonomie locali                         
dell'Emilia-Romagna per la realizzazione della "Banca dati anagrafica           
della pubblica Amministrazione locale";                                         
2) di delegare l'Assessore all'Innovazione amministrativa e                     
istituzionale, Autonomie locali, alla sottoscrizione di detto                   
Protocollo;                                                                     
3) di delegare l'Assessore all'Innovazione amministrativa e                     
istituzionale, Autonomie locali alla definizione futura di ulteriori            
progetti di razionalizzazione degli interventi di comunicazione                 
istituzionale di elevata valenza innovativa riguardanti gli Enti                
locali, in collaborazione con le Associazioni delle Autonomie locali            
dell'Emilia-Romagna;                                                            
4) di demandare al Direttore generale degli Affari istituzionali e              
legislativi, ogni adempimento attuativo in ordine all'esecuzione del            
Protocollo;                                                                     
5) di dare atto che l'applicazione del presente Protocollo non                  
importa l'assunzione di impegno di spesa alcuno;                                
6) di pubblicare il presente atto nel Bollettino Ufficiale della                
Regione Emilia-Romagna.                                                         
ALLEGATO                                                                        
Schema di Protocollo d'intesa per la realizzazione del progetto Banca           
dati anagrafica della pubblica Amministrazione locale                           
L'anno 2005, il giorno . . . . . . . . . . . . . . . . febbraio tra             
la Regione Emilia-Romagna, rappresentata dall'Assessore Luciano                 
Vandelli, domiciliato in Bologna, Viale A. Moro n. 52;                          
L'ANCI Emilia-Romagna rappresentata da . . . . . . . . . . . . . . .            
. domiciliato per la carica in . . . . . . . . . . . . . . . . . . .            
. . . . . . . . . . . . .                                                       
L'UPI Emilia-Romagna rappresentata da . . . . . . . . . . . . . . . .           
domiciliato per la carica in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .            
. . . . . . . . . . . . . .                                                     
La Lega delle Autonomie locali Emilia-Romagna rappresentata da . . .            
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .           
. . . . . . . . . . . domiciliato per la carica in . . . . . . . . .            
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .L'Uncem                        
Emilia-Romagna rappresentata da . . . . . . . . . . . . . domiciliato           
per la carica in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .            
. . . . . . . .                                                                 
In esecuzione della deliberazione regionale n. . . . . . . . . . .              
del . . . . . . . . febbraio 2005                                               
Premesso che:                                                                   
- il progetto di realizzazione della Banca dati contenente una vasta            
gamma di informazioni di tipo anagrafico della pubblica                         
Amministrazione locale in Emilia-Romagna, scaturisce dalla evidenza             
delle difficolta' di molti operatori dell'Amministrazione regionale e           
locale - ma non solo - nel momento in cui hanno bisogno, per                    
comunicare con gli Enti locali, di possedere in tempo breve e con               
certezza di risultati i riferimenti di una o piu' Amministrazioni;              
- molti e spesso tortuosi sono i percorsi che devono essere                     
intrapresi dall'utente per giungere a soddisfare il proprio                     
fabbisogno informativo; incerti e a volte non aggiornati sono i dati            
che si rintracciano sui diversi siti telematici che offrono                     
informazioni cosiddette anagrafiche sugli enti locali e che, inoltre,           
risultano al momento quasi inesistenti servizi che offrono utilities            
evolute e innovative basate sulla personalizzazione delle esigenze;             
- l'esigenza di disporre di una Banca dati anagrafica degli Enti                
locali e' fortemente espressa anche dalle Amministrazioni pubbliche             
locali e non meno da coloro i quali, si pensi ad esempio alle                   
Associazioni degli Enti locali o alle segreterie degli organismi di             
concertazione istituzionale, devono quotidianamente entrare in                  
relazione con le amministrazioni, gruppi di amministrazioni,                    
amministratori politici o con la dirigenza degli enti;                          
considerato che:                                                                
- questa diffusa domanda ha determinato la decisione di analizzare              
possibili soluzioni innovative ed efficaci in termini di contenuti,             
di funzionalita' e di comunicabilita' delle informazioni;                       
- e' necessario svolgere una analisi preliminare sul fabbisogno                 
informativo espresso dai soggetti interessati;                                  
- e' ritenuto importante e strategico condividere fin da principio              
con le Associazioni delle Autonomie locali dell'Emilia-Romagna                  
l'architettura complessiva della Banca dati e stabilire con esse le             
modalita' di collaborazione operativa volta a garantire la certezza             
dei dati, il loro tempestivo aggiornamento, le evoluzioni possibili             
delle funzionalita';                                                            
- e' altresi' importante, al fine di individuare efficaci modalita'             
di organizzazione dei dati, operare per un coinvolgimento del piu'              
gran numero di utenti della Banca dati quali:                                   
- le strutture regionali che per le proprie funzioni e competenze               
hanno frequenti relazioni istituzionali con gli Enti locali oppure              
quelle che svolgono attivita' di informazione;                                  
- le strutture operative della Conferenza Regione-Autonomie locali e            
degli altri organismi di concertazione istituzionale;                           
- le Associazioni delle Autonomie locali;                                       
- i singoli Enti locali i quali oltre ad essere utenti devono essere            
considerati protagonisti attivi del progetto e per i quali devono               
essere individuate forme di progressivo coinvolgimento;                         
- in una dimensione prospettica, infine, non vi e' da dimenticare il            
costituendo Consiglio delle Autonomie locali, le cui strutture                  
operative dovranno essere coinvolte proponendo loro un ruolo                    
propositivo per alimentare e sviluppare ulteriormente il progetto;              
le Parti convengono sull'opportunita' di avviare una concreta                   
collaborazione nella fase sia ideativo/progettuale che in quella                
gestionale per la realizzazione della Banca Dati anagrafica della               
pubblica Amministrazione locale;                                                
le Parti ritengono peraltro necessario procedere preliminarmente ad             
una fase di sperimentazione del progetto, nella quale siano coinvolti           
progressivamente anche gli Enti locali al fine di costruire una base            
dati completa e costantemente aggiornata;e' interesse delle Parti               
definire le linee guida di una reciproca collaborazione;                        
cio' premesso e considerato, le Parti convengono quanto di seguito              
espresso:1. (Oggetto) Le Parti si impegnano a collaborare ad un                 
progetto congiunto per la realizzazione della Banca dati anagrafica             
della pubblica Amministrazione locale. A tal fine, le Parti                     
concordano sull'importanza di porre in essere una fase sperimentale,            
grazie alla quale potranno essere meglio evidenziate nello specifico            
contesto regionale le modalita' di implementazione del progetto. La             
suddetta fase sperimentale prevede:                                             
- esame del fabbisogno informativo interno ed esterno                           
all'Amministrazione regionale;                                                  
- valutazione dei tempi di realizzazione correlati al soddisfacimento           
delle esigenze;                                                                 
- verifica dell'attuale disponibilita' di informazioni variamente               
ricomprese in fonti diverse;                                                    
- sviluppo del data-base contenente i riferimenti di tutti gli enti             
locali - Province, Comuni, Comunita' montane, Unioni di Comuni e                
Associazioni intercomunali - della Regione Emilia-Romagna ed in                 
particolare: il nome completo dell'ente, l'indirizzo della sede                 
legale, l'indirizzo istituzionale certificato, i nominativi degli               
amministratori, le loro cariche istituzionali e le loro deleghe, la             
dirigenza, le comunita' professionali. Oltre a questi dati, verranno            
aggiunti anche l'indirizzo Web, il numero di telefono, l'indirizzo              
e-mail, la partita IVA dell'ente, il codice Istat e la dimensione               
demografica;                                                                    
- analisi delle funzionalita' interattive della banca dati affinche'            
il data-base, oltre a diventare una risorsa di grande utilita'                  
perche' completa di tutti i riferimenti necessari per entrare in                
comunicazione con qualsiasi ente, costituisca uno strumento di lavoro           
che risponda ad interrogazioni personalizzate dell'utente;                      
- analisi di possibili differenziazioni nell'accessibilita' del                 
data-base per evitare eventuali comportamenti scorretti dell'utente             
(spamming o flaming);                                                           
- analisi di fattibilita' volta all'offerta di utilities innovative             
volte alla semplificazione delle attivita' (ad esempio creazione di             
etichette, output di interrogazione della banca dati in formato                 
stampabile, estrazioni complesse di dati, comunicazione on line di              
eventuali errori e/o imprecisioni nelle informazioni contenute nel              
data-base pubblicato, ecc.);                                                    
- analisi delle modalita' piu' efficaci che garantiscano                        
l'aggiornamento costante dei dati e la loro validazione;                        
- analisi dei profili giuridici riguardanti il trattamento dei dati e           
il rispetto della privacy;                                                      
- attivazione della Banca dati, mediante pubblicazione nel Portale              
Autonomie in Ermes;                                                             
- analisi e attivazione di modalita' efficaci di promozione e                   
informazione del progetto presso gli enti locali e gli utenti;                  
2. (Team di Progetto) Per la gestione del progetto, le Parti si                 
impegnano a costituire entro 15 giorni dalla sottoscrizione del                 
presente atto un'organizzazione di risorse costituita da un team di             
progetto.                                                                       
Il team di Progetto sara' composto da:                                          
- un Comitato guida, espresso di concerto dalla Regione                         
Emilia-Romagna e dalle Associazioni delle Autonomie locali                      
dell'Emilia-Romagna, con il compito di:                                         
- indirizzare e monitorare lo svolgimento delle attivita';                      
- condividere i risultati;                                                      
- valutare le modalita' di sviluppo del progetto;                               
- un Responsabile di progetto, espresso dalla Regione Emilia-Romagna,           
con il compito di guida e coordinamento delle attivita' di progetto e           
che garantira', anche tramite le Associazioni delle Autonomie locali            
dell'Emilia-Romagna, l'accesso a competenze specifiche;                         
- un Gruppo di lavoro, composto da collaboratori della Regione e                
delle Associazioni delle Autonomie locali dell'Emilia-Romagna, con il           
compito di effettuare le analisi tecniche preliminari, di reperire i            
dati, di popolare la banca dati, di effettuare periodiche                       
ricognizioni sulla validita' dei dati, di garantire l'aggiornamento             
dei dati, di mantenere contatti con gli utenti. La Regione si impegna           
a realizzare uno specifico software di gestione per la gestione della           
Banca dati che risiedera' presso il proprio server;                             
3. (Sviluppo del progetto) Sulla base dell'analisi dell'esperienza e            
dei risultati maturati nel corso della fase sperimentale, le Parti              
valuteranno le modalita' di sviluppo del progetto congiunto, anche in           
riferimento a nuove pubblicazioni di dati di interesse per gli Enti             
locali della Regione.                                                           

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